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Effizient einpacken bei einem Büroumzug

Für Ihren reibungslosen Büro- oder Firmenumzug ist die gute Vorbereitung das A und O – insbesondere, wenn es rund zwei Wochen vorher in die „heiße Phase“ geht. Sicher haben Sie schon die vorhergehenden Schritte im Griff, haben einen konkreten Plan, Umzugshelfer gebucht sowie alle nötigen Kartons und Verpackungsmaterialien beschafft.

Unser Tipp: Binden Sie Ihre Mitarbeiter nur dort in den Büroumzug ein, wo es unbedingt notwendig ist. Der Bürobetrieb soll schließlich so wenig wie möglich beeinträchtigt werden.
Lassen Sie alle anderen vorbereitenden Maßnahmen durch externe Helfer durchführen: Buchen Sie Studenten als Umzugshelfer. Studenten können ihnen viel Arbeit vor dem eigentlichen Umzugstag abnehmen: Sei es das Verpacken des Archivs, von Arbeitsplätzen, das Geschirr der Teeküche oder beim Ausmisten. Außerdem sind sie vielseitig einsetzbar und zudem noch preiswert. Hier können Sie Studenten für Ihren Büroumzug buchen.

Dann kann es jetzt ans Einpacken gehen! Nehmen Sie dazu Ihre Mitarbeiter und Kollegen vollständig mit ins Boot. Mit einem Kick Off-Meeting für die heiße Umzugsphase und täglichen Kurzmeetings stellen Sie sicher, dass alle wissen, was wann zu tun ist. Delegieren Sie die Aufgaben besonders deutlich – zum Beispiel, welche Aufgabe welcher Mitarbeiter hat und welche Tätigkeiten von Umzugshelfern übernommen wird. Setzen Sie klare Zeitvorgaben und kontrollieren Sie deren Einhaltung. War der Umzug bisher ein Planungspunkt in weiter Ferne, wird jetzt konkret gepackt und geräumt. Das kann bei einzelnen Teammitgliedern zu Verunsicherung oder Ablehnung führen. Im Idealfall bringen Sie und Ihre Führungskräfte auch in dieser intensiven Phase die Geduld auf, um auf mögliche Sorgen der Mitarbeiter weitestmöglich einzugehen.

Akten und Umzugsgut vor-sortieren

Bevor es ans Beschriften und Einpacken geht, sollten die Mitarbeiter Aktenordner und ähnliches vor-sortieren – nach Thema, Alphabet, Jahr und so weiter. So ist sichergestellt, dass die Umzugskartons systematisch befüllt werden. Es wäre nicht effektiv, wenn ein einzelner Umzugskarton Unterlagen von fünf oder acht verschiedenen Themen enthält. Zudem wäre es dann extrem aufwändig, den Karton zutreffend zu beschriften (siehe unten). Das sorgfältige Sortieren fängt bei den Akten oder digitalen Datenträgern an und reicht bis zum Vorsortieren von Kleingeräten wie Lochern, Heft- und Tischrechenmaschinen oder persönlichen Gegenständen. Stellen Sie Luftpolsterfolie, Klebebänder und ähnliches bereit, damit Empfindliches sorgfältig eingewickelt wird. Falls PC, Laptop, Server & Co. nicht separat von IT- oder Umzugsspezialisten erfasst, verpackt und „umgezogen“ werden, müssen die Mitarbeiter dazu auch entsprechend gebrieft werden. Das gilt gegebenenfalls auch für Büromöbel, falls sie nicht Sache der Umzugsexperten sind.

Umzugskisten einheitlich beschriften

Rund zwei Wochen vor dem Umzug sollten Sie mit allen Mitarbeitern besprechen, wie die Kartons zu beschriften sind. Viele Unternehmen setzen Etiketten ein, die auf jede Umzugskiste geklebt werden. Auf dem Etikett stehen ganz oben Firma/Firmenlogo sowie „Umzug 2020“ o.ä. Zudem sind Felder vorgegeben, die den jeweiligen Anforderungen des umziehenden Betriebs am besten entsprechen. Die Felder sollten klar betitelt sein und in Druckschrift ausgefüllt werden  – so groß und deutlich, dass die Umzugshelfer den Text auch aus einigen Entfernung lesen können. Die Etiketten werden vom Packenden komplett ausgefüllt:

Ein Beispiel für den Inhalt eines Kartonetiketts:

Bereich:                              Finance
Abteilung:                          Buchhaltung
Unterabteilung:                International
Team:                                  Debitoren
Inhalt:                                 Ordner A-F
Quartal/Jahr:                    Q3 2018
Alter Raum:                       Büro Großraum A Schreibtisch Nr. 11
Neuer Raum:                     Büro Nr. B82 vorderer Tisch
Gepackt von (Kürzel):     SG
Bemerkungen:                  usw.

Bei komplexen Umzügen, zum Beispiel einer Verteilung des Teams auf mehrere Standorte, muss natürlich auch der Ort oder gar die Anschrift auf der Umzugskiste stehen.

Die Informationen sollen so kurz wie möglich, aber so umfangreich wie nötig sein. Dieses Vorgehen ist meist genauer, als wenn Sie und Ihre Mitarbeiter die bereits auf die Kartons gedruckten Standard-Infofelder ausfüllen. Vor allem für größere Betriebe macht die durchgängige Verwendung von Etiketten Sinn. So stellen Sie sicher, dass die Umzugshelfer die Kartons an den richtigen Ort befördern – und dass Ihre Mitarbeiter beim Auspacken zielgerichtet und stressfrei vorankommen. Bei der Produktion des Etiketts beachten Sie bitte, dass diese selbstklebend sind. Zudem muss die Oberfläche einfach beschriftet werden können. Falls ein Mitarbeiter im Umzugsstress die Filzmarker verlegt hat und stattdessen ausnahmsweise einen Kugelschreiber verwendet, darf dessen Tinte auf dem Etikett nicht verwischen.

Den Büroumzug auch zum Auslagern und Vernichten alter Akten nutzen

Falls Akten älteren Jahrgangs nicht mit umziehen, sondern in eine externe Akteneinlagerung oder in den Reißwolf wandern, ist besondere Sorgfalt gefragt: Diese Kartons sind gesondert zu beschriften und separat für die Abholung bereitzustellen. Um Verwechslungen mit Umzugsgut zu vermeiden, können Sie hierfür die Kartons verwenden, die professionelle Aktenvernichter bereitstellen. Hier sollten Ihre Mitarbeiter genau darauf achten, das richtige Jahr auf dem Kartonfeld oder Etiketten zu notieren. Sie können mit dem Akteneinlagerer und -vernichter vereinbaren, dass die Aktenkartons samt Inhalt automatisch vernichtet werden, wenn die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfüllt wurden. Beispiel: Rechnungen von 2013 müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Sie werden also 2023 automatisch vernichtet.

Standplätze der Kartons und des Umzugsguts vor dem Umzug festlegen

Zur effektiven Vorbereitung gehört auch, dass Sie und Ihr Team eindeutig festlegen, was wohin gestellt wird – und welche Dinge erst ganz kurzfristig eingepackt werden (zum Beispiel der PC und die tagesaktuellen Unterlagen). So stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter bis kurz vor dem Umzugstag produktiv sind und sich trotz der Umzugsatmosphäre wohlfühlen. Außerdem erleichtern Sie den Umzugshelfern, flüssig und fehlerfrei zu arbeiten. Legen Sie zum Beispiel fest, wo die Umzugskartons mit aktuellen Akten, mit auszulagernden Akten und wo die verpackten Kleingeräte bereitgestellt werden. Kommunizieren Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber auch, wo die Kartons mit den persönlichen Unterlagen hingestellt werden – zum Beispiel konsequent „links neben dem eigenen Schreibtisch“. Bitten Sie alle Mitarbeiter, darauf zu achten, dass die Fluchtwege und der Zugang zu Feuerlöschern, Erste-Hilfe-Sets, Defibrillatoren sowie zu den Lichtschaltern freibleiben.

Präsenz zeigen

Seien Sie am Umzugstag eines Büroumzugs auf jeden Fall vor Ort und jederzeit erreichbar. Unterstützen Sie das Umzugsteam und bringen Sie sich mit in den Umzug ein, kontaktieren Sie regelmäßig ihre Mitarbeiter bzw. ihr Organisationsteam und packen Sie mit an.

• Stehen Sie bereit, wenn Kleinigkeiten fehlen: So können sich die anderen Mitarbeiter auf den Umzug konzentrieren
• Pendeln Sie regelmäßig zwischen dem alten und dem neuen Büro: So kontrollieren Sie einen geordneten  Ab- und Aufbau ihrer Einrichtung

Schlüssel verteilen

Egal ob altmodischer Schlüssel oder moderne Schlüsselkarte: Sorgen Sie dafür, dass genügend an ihre Mitarbeiter/Helfer verteilt werden, damit niemand vor verschlossener Tür stehen oder auf das Aufschließen der Türen lange warten muss.

• Sie sollten, falls Sie kein Organisationsteam haben, einem Mitarbeiter aus jeder Abteilung einen Schlüssel geben, welcher während des Umzugs Vorort bleibt
• Denken Sie auch daran, dass Sie auch ggf. weitere Schlüssel für ihr altes Büro besorgen müssen, damit auch hier keiner warten muss

Verpflegung

So ein Umzug bedeutet viel Stress und für Pausen ist kaum Zeit. Sorgen Sie sich deswegen um die Verpflegung der Mitarbeiter und freiwilligen Helfer.

• Ob Sie ein Catering organisieren oder Pizza bestellen: Sorgen Sie dafür das ausreichend Mittagessen bzw. Snacks vorhanden sind
• Auch für ausreichende kalt/heiß Getränke muss gesorgt sein
• Denken Sie daran, ihre Mitarbeiter bzw. Helfer im alten sowie im neuen Büro zu verpflegen
• Achten Sie bei der Versorgung ihrer Mitarbeiter auf Lebensmittelallergien, vegetarische und vegane Alternativen
• Beachten Sie: Ein Catering bedeutet eine besser Auswahl und Qualität der Verpflegung, aber auch in der Regel höhere Kosten

„Fundgrube“ einrichten

Während eines Umzugs können Gegenstände verschwinden, falsch oder gar nicht einsortiert werden oder man sieht im Stress des Umzugs nicht sofort, wo etwas hingehört: Hierfür sollten Sie eine Fundgrube einrichten.

• Erstellen Sie eine solche Fundgrube im alten sowie im neuen Büro
• Weisen Sie ihre Mitarbeiter an, sich bei fehlenden Gegenständen zuerst an diese zu wenden
• Fragen oder lassen Sie regelmäßig fragen, ob irgendetwas vermisst wird, sodass so schnell wie möglich geholfen werden kann

IT überprüfen

Das Wiederaufstellen bzw. Einrichten Ihrer IT sollte so schnell wie möglich von statten gehen, da das Einrichten von Computern und Servern, vor allem bei Neugeräten, mehrere Stunden benötigen kann.

• Richten Sie ihr neues Büro so ein, dass Computer so schnell wie möglich angeschlossen werden können, also zuerst Tische, Stühle und Computer transportieren, erst danach Aktenschränke etc.
• Halten Sie engen Kontakt zur IT-Firma, welche die erneute Installation vornimmt und organisieren Sie benötigtes Material so schnell wie möglich
• Hier sei wiederholt gesagt, sparen Sie nicht am falschen Ende: Der Verlust von z.B. Kundendaten oder Störungen bei der Wiederaufnahme des Büroalltags kann zu sehr hohen Verlusten führen

Telekommunikation einrichten

Ihr Telekommunikationsanlage ist ein weiterer, wichtiger Faktor: Hier regeln Sie die Kommunikation innerhalb Ihres Büros und wickeln ggf. Kundengespräche ab.

• Auch hier sollte Ihnen eine professionelle Firma zur Seite stehen, damit Sie nach dem Umzug sofort in den Arbeitsalltag zurückkehren können
• Kontrollieren Sie am besten auch sofort, ob alles funktioniert

Allgemeine Tipps

• Halten Sie auch engen Kontakt mit der Umzugsunternehmen: Lassen Sie sich nicht alles auf einmal liefern
• Kontrollieren Sie den Wetterbericht auf Unwetter und organisieren Sie notfalls Abdeckungen für ihr Inventar
• Denken Sie daran, ihr altes Büro besenrein zu verlassen

Langsam steigt die Spannung. Der Firmenumzug steht kurz vor dem Start. Nun geht es an das Packen und hierfür wird Packmaterial benötigt. Bestellen Sie bei Ihrem Umzugsunternehmen Umzugskartons. Diese werden in der Regel als Zusatzservice vom Umzugsunternehmen direkt in das Büro angeliefert. Besprechen Sie sich hierzu rechtzeitig mit ihrem Umzugsunternehmen und lassen Sie sich eine Schätzung für die benötigten Umzugskisten geben.

Umweltfreundliche Umzugsboxen

An dieser Stelle sei erwähnt, dass wir, die Firma TURTLEBOX, eine umweltfreundliche und praktische Umzugskartons-Alternative bieten. TURTLEBOX vermietet wieder-verwendbare Umzugsboxen, die in einem großen Mehrwegkreislauf zirkulieren. Die Umzugsboxen sind äußerst robust und werden ebenfalls von uns angeliefert und wieder abgeholt.

Gerade beim Büroumzug werden TurtleBoxen gerne verwendet, da Sie sich mittels Plombe verschließen lassen und mit geringem Zeitaufwand von den Mitarbeitern auf- und wieder abgebaut werden können. Sensible Unterlagen wie Mitarbeiterverträge können so mittels Plombenverschluss gesichert werden und die Mitarbeiter verschwenden nicht unnötig viel Zeit beim Auf- und Abbau von Umzugskartons.

Für Gewerbekunden bietet TURTLEBOX spezielle Büroumzug-Pakete, die eine größere Anzahl von Rollern bereits enthalten und so den Mitarbeitern den Transport der Boxen in den Büroflächen erleichtern.

Ein Büroumzug kann viel zur Mitarbeitermotivation beitragen und so der Firma dabei helfen ihre strategischen Ziele des Umzugs zu erreichen. Aber in der Praxis ist dies leider nicht immer der Fall oder wird nicht in seiner vollen Wirkung umgesetzt.
Ein Firmenumzug bringt gerade für die Belegschaft mehr Veränderungen als jedes andere Ereignis mit sich. Vernachlässigt der Arbeitgeber bei der Umzugsplanung die Bedürfnisse der Mitarbeiter und bereitet er sie nicht frühzeitig und ausreichend auf die anstehenden Veränderungen vor, so kann aus neuer Motivation schnell das Gegenteil werden. Nachfolgend geben wir ihnen ein paar Tipps auf was Sie bei der Einbindung der Arbeitnehmer achten sollten.

Frühe Einbindung der Mitarbeiter in die Umzugsplanung

Beginnen Sie frühzeitig mit der Umzugsplanung und setzen Sie von Anfang an eine hohe Priorität auf die Einbindung der Mitarbeiter. Die erfolgreiche Einbindung der Mitarbeiter entscheidet zu einem großen Teil darüber wie der Umzug innerhalb der Firma wahrgenommen wird und letztendlich auch darüber, ob der Umzug ein Erfolg wird.
Der Umzug ist ein Prozess der Veränderung. Menschen haben häufig eine Abneigung oder teilweise sogar Angst vor Veränderungen. Wie bei jedem Prozess ist es deshalb förderlich die Mitarbeiter in den Umzugsprozess mit einzubinden und ihnen so dass Gefühl zu geben, dass Sie ein Teil des Prozess sind und Ihre Meinungen und Ratschläge bei der Umzugsplanung berücksichtigt werden. Bindet man die Mitarbeiter nicht oder nur ungenügend ein, kann dies im schlimmsten Fall dazu führen, dass sich die Mitarbeiter ausgeschlossen fühlen und über ihre Köpfe hinweg wichtige Entscheidungen getroffen worden, die aber zu großen Teilen genau sie, den wichtigsten Asset der Firma, betreffen.
Um die einzelnen Abteilungen und somit die Mitarbeiter in den Planungsprozess zu involvieren, bietet es sich an von jeder Abteilung einen „Repräsentanten“ in das firmeninterne Umzugsteam zu integrieren. Organisieren Sie für das abteilungsübergreifende Umzugsteam regelmäßige Treffen und geben Sie ihnen Updates zu dem aktuellen Stand des Umzugs und geben Sie ihnen so die Möglichkeit sich bei der Umzugsplanung zu beteiligen.
Wählen Sie die Repräsentanten der jeweiligen Abteilung nicht einfach unüberlegt aus. Versuchen Sie möglichst Mitarbeiter zu wählen, die in der Abteilung bereits ein gewisses Ansehen und Respekt haben. Es ist wichtig, dass die Meinung der Teilnehmer des Umzugsteams Gewicht in den jeweiligen Abteilungen hat. In der Regel handelt es sich hierbei, um Mitarbeiter, die schon länger bei der Firma sind und einen Erfahrungsschatz aufweisen können. Mitarbeiter, die Erfahrung in den Prozessen der Firma und der Abteilungen haben, werden sich auch besser bei der Umzugsplanung einbringen können und so den Umzug zu einem Erfolg machen. Zum Beispiel können alt bekannte Probleme in der Zusammenarbeit der Abteilungen in der Büroplanung berücksichtigt werden und die Sitzordnung, Wünsche zu Akustik oder ähnlich sensible Themen mit den jeweiligen Abteilungen genau abgestimmt werden.

Kommunikation ist wichtig

Die Kommunikation mit der Belegschaft im Rahmen der Umzugsplanung ist entscheidend für einen erfolgreichen Umzug. Die Mitarbeiter werden es ihnen danken, wenn Sie sie frühzeitig und regelmäßig in die Umzugsplanung mit einbeziehen. Schließlich geht es um wichtige Themen, die sie alle betreffen.
Organisieren sie regelmäßige Meetings, um das Umzugsteam auf den aktuellen Stand zu bringen. Richten Sie nach Möglichkeit einen „Jour-Fix“ ein, an dem alle Teilnehmer des Umzugsteams teilnehmen. Setzen Sie die Meetings nicht länger als 1,5 Stunden an.
Bereiten Sie die Meetings gut vor und nach: Zirkulieren Sie vorab eine kurze Agenda an das Umzugsteam und fragen Sie nach weiteren Themen, die besprochen werden sollen. Fassen Sie sich möglichst kurz mit dem Update und verwenden Sie die restliche Zeit auf die Diskussion mit den Teilnehmern des Umzugsteams. Zirkulieren Sie nach jedem Meeting eine kurze Zusammenfassung mit den wesentlichen Resultaten des Meetings an alle Mitglieder des Teams.
Es werden im Rahmen der Meetings nicht nur „positive“ Themen aufkommen, die das Team in eine kreative Konversation involviert. Es wird auch heikle Themen geben, die sicherlich kontrovers diskutiert werden. Hierzu gehören:

• Ängste vor Entlassungen / Jobsicherheit
• Die Verteilung der Abteilungen in den neuen Büroflächen
• Die individuelle Sitzordnung der jeweiligen Abteilung (Immer gerne diskutiert: Wer kriegt einen Sitzplatz am Fenster? Wer kriegt ein eigenes Büro?)
• Parkplatz-Verteilung
• Fläche und Ausstattung der Küche und ggf. eines Freizeitraums

Bei Meetings, die diese wichtigen Punkte betreffen, sollten Sie in Betracht ziehen Themen vorab mit der Geschäftsführung zu besprechen. Überlegen Sie sich auch mit der Geschäftsführung wie sensible Themen angesprochen und adressiert werden sollen, um ausreichend für die Meetings mit dem Umzugsteam vorbereitet zu sein.

Nutzen Sie den Umzug für Veränderungen

Ein Umzug bietet sich dafür an Dinge zu verbessern, die man schon immer verändern wollte. Sei es Prozesse zu modernisieren oder das Bürokonzept zu verändern, ein Büroumzug bietet die passende Gelegenheit sich mit diesen Veränderungen auseinanderzusetzen. Solche Veränderungen beeinflussen die Arbeitseffizienz von Mitarbeitern und die damit zusammenhängenden Prozesse positiv und/oder erhöhen die Arbeitsmoral und –motivation der Mitarbeiter.
Seien Sie aber auch darauf vorbereitet, dass nicht jeder positiv auf Veränderungen reagiert. Es wird auch Mitarbeiter geben, die an alten Prozessen hängen und Veränderungen nicht so offen gegenüberstehen. Halten Sie hierfür die passenden Argumente bereit.
Um die richtigen Veränderungen zu identifizieren, bietet es sich an im Rahmen eines Teammeetings, dass alle Abteilungen einschließt, ein „Brainstorming“ zu organisieren, was verbessert werden kann. Alle Vorschläge sollten gesammelt und bewertet werden. Die Bewertung bezieht selbstverständlich auch die Mehrkosten mit ein. Bewerten Sie die Vorschläge auf der Basis Nutzen und Kosten. Berücksichtigen Sie auch in wieweit die jeweiligen Veränderungen das laufende Geschäft beeinträchtigen könnten. Besprechen Sie am Ende die jeweiligen Punkte noch einmal mit der Geschäftsführung.
Legen Sie eine finale Liste der umzusetzenden Verbesserungen fest und kommunizieren Sie sie zeitnah an das Umzugsteam / an die Abteilungen. Stellen Sie sicher, dass Sie genau begründen, warum gewisse Vorschläge umgesetzt werden und andere nicht, um Unmut zu vermeiden.

Vorteile kommunizieren

Ein Firmenumzug bringt in der Regel viele Vorteile für die Mitarbeiter mit sich. Es gilt diese zu identifizieren und in der Firma angemessen zu vermarkten, um eine positive Stimmung zu erzeugen. Ein Umzug bedeutet immer viel Stress, auch für die Mitarbeiter, und wenn diese wissen, wofür Sie Kompromisse und vorübergehende Nachteile im Rahmen des Umzugs in Kauf nehmen, gestaltet sich vieles leichter. Betonen Sie deshalb regelmäßig die Vorteile des Umzugs, um das Verständnis der Mitarbeiter zu erhöhen und eine positive Stimmung zu erzeugen.
Überlegen Sie sich die Vorteile, die ihr neues Büro zu bieten hat: Ihre Büro-Standortwahl ging eine strategische Entscheidung voran, welche seine Gründe hatte. Vielleicht bietet die neue Lage eine bessere Infrastruktur mit einer größeren Auswahl an Bars, Restaurants und Einkaufsmöglichkeiten. Es kann auch sein, dass das neue Büro bessere Parkmöglichkeiten und/oder eine bessere öffentliche Anbindung zu bieten hat. Häufig bieten neue Büroflächen auch bessere Akustik und insgesamt ein besseres Arbeitsgefühl. Betonen Sie auch Investitionen in neue Möbel oder neue IT-Systeme.

Schulungen organisieren

Während eines Büroumzugs werden häufig neue Systeme wie z. B. neue Telefone oder Telefonanlagen angeschafft. Auch Prozesse verändern sich teilweise: Wurden vorher Unterlagen in Papierform abgelegt, hat man sich ggf. während des Umzugs für eine teilweise Digitalisierung des Archivs entschieden und festgelegt, dass in Zukunft bestimmte Unterlagen nicht mehr in Papierform, sondern gleich in digitaler Form abgelegt werden. Stellen Sie deshalb sicher, dass neue Prozesse kommuniziert und umgesetzt werden und Mitarbeiter-Schulungen für neue Systeme rechtzeitig erfolgen.

Nach dem Büroumzug

Zum Einbinden der Mitarbeiter gehört nicht nur der Zeitraum vor und während des Umzugs. Auch nach dem Umzug sollte man nochmal gemeinsam Revue passieren lassen, was gut gelaufen ist du wo man sich verbessern kann. Außerdem gibt es ggf. noch Arbeiten nach dem Umzug, die man im Team meistern muss. Holen Sie sich deshalb Feedback von den Mitarbeitern.
Nachdem der gesamte Stress überstanden ist und der Umzug erfolgreich vollzogen wurde, bietet es sich an eine Einweihungsfeier oder Umtrunk für Kunden und/oder Mitarbeiter zu organisieren. Für Kunden bietet es sich aus Marketing-Gründen an dies zu tun und ihnen die Firma in einem neuen Gewandt zu präsentieren. Für die Mitarbeiter ist eine kleine Feier ein Weg, um Dankeschön für die Mitarbeit am Umzug zu sagen.

Für einen erfolgreichen Büroumzug ist neben den bereits erwähnten Punkten die richtige Wahl des Umzugsunternehmens ein wichtiger Faktor. Sind es am Ende doch die fleißigen und geschulten Fähigkeiten der Umzugshelfer, die dafür sorgen, dass alles wieder heil und rechtzeitig am richtigen Ort ist, damit man den geschäftlichen Betrieb wie geplant wieder aufnehmen kann. Im Nachfolgenden geben wir Ihnen ein paar Tipps auf was Sie am besten bei der Auswahl des richtigen Umzugsunternehmens achten sollten.

Professionelle Umzugsunternehmen finden

Der beste Weg geeignete Umzugsunternehmen aus der Masse des Angebots zu selektieren, ist sich Empfehlungen für Umzugsunternehmen einzuholen, sei es aus dem Bekanntenkreis oder aus dem eigenen Business-Netzwerk. Erkundigen Sie sich bei Geschäftskontakten über Erfahrungen und Empfehlungen. Hier und da können Sie vielleicht auch noch ein paar andere nützliche Informationen und Erfahrungswerte für ihre Umzugsplanung erhalten.
Außerdem sollten Sie selbst im Internet Umzugsunternehmen recherchieren. Auch hier gilt es immer auf die Bewertungen der Umzugsunternehmen zu achten und auf den professionellen Auftritt. Dies sind erste Anzeichen, die auf die Seriosität der Umzugsunternehmen hinweisen. Achten Sie auch darauf, dass die Umzugsunternehmen nicht nur Kompetenz im privaten Umzug haben, sondern insbesondere im Bereich Büroumzug spezialisiert sind. Die Anforderungen bei einem Firmenumzug sind schließlich andere als die eines privaten Umzugs.

Erste Bewertung der Umzugsunternehmen

Nachdem Sie einige, potentielle Umzugsspeditionen aus Empfehlungen und eigener Recherche ausfindig gemacht haben, nehmen Sie eine erste Bewertung vor. Verlassen Sie sich hierbei nicht nur auf Internetbewertungen. Schauen Sie sich die Websites der Umzugsunternehmen an und überprüfen Sie, ob die Website einen professionellen Eindruck macht.
Überprüfen Sie, ob das Umzugsunternehmen auf Gewerbeumzüge spezialisiert ist. Ein Privatumzug unterscheidet sich stark von den Anforderungen eines Firmenumzugs. Versuchen Sie auch im weiteren Verlauf (z.B. bei der persönlichen Kontaktaufnahme) diesen Punkt tiefer zu erfragen. Fragen Sie auch nach Referenzen.
Achten Sie darauf, ob das Umzugsunternehmen Qualitätssiegel wie Mitgliedschaften in professionellen Umzugsverbänden wie AMÖ oder FEDEMAC aufweisen kann. Dies weist in der Regel auf ein vertrauenswürdiges und professionelles Umzugsunternehmen hin. Auch Mitgliedschaften in professionellen Umzugsverbänden (z.B. DMS, Euro-Movers etc.) ist ein Zeichen für ein Qualität der Umzugsspedition.

Erste telefonische Kontaktaufnahme

Nehmen Sie bei geeignet erscheinenden Umzugsspeditionen einen ersten telefonischen Kontakt auf: Achten Sie darauf, welchen Eindruck der Ansprechpartner auf Sie macht. Versuchen Sie auch herauszufinden, ob das Umzugsunternehmen den Umzug mit eigenem Personal ausführt oder ob sie lediglich als eine Art „Vermittler“ agieren und der Umzug am Ende von einem anderen Umzugsunternehmen ausgeführt wird.

Die Gewährleistung einer qualitativ hochwertigen Umzugsleistung ist regelmäßig ein Problem: Man ist im Rahmen der Ausschreibung mit einem sehr professionellen Kontakt im Gespräch und schließt aufgrund seiner Professionalität auch auf einen professionellen Service. Wird der Umzug dann aber von einer anderen Firma ausgeführt, z.B. weil die eigene Firma keine Kapazitäten hat oder weil es sich grundsätzlich um ein vermittelndes Unternehmen handelt, dann kann sich die Qualität deutlich unterscheiden.

Besichtigung und Angebot einholen

Nachdem Sie Ihre Recherche abgeschlossen haben, reduzieren Sie ihre Auswahl auf die Umzugsunternehmen, die den besten Eindruck auf Sie machen. Die Erfahrung zeigt, dass eine Anzahl zwischen drei bis fünf Umzugsunternehmen ideal ist. Sie können so die angebotene Leistung gut vergleichen, gleichzeitig begrenzen Sie die Zahl der Ansprechpartner und den mit der Besichtigung einhergehenden Aufwand auf ein erträgliches Maß.
Vereinbaren Sie mit den von ihnen ausgewählten Favoriten Besichtigungstermine vor Ort. Ein Besichtigungstermin ist aus unterschiedlichen Gründen zu empfehlen. Einerseits kann sich der Umzugsunternehmer einen Überblick über den Umfang des Firmenumzugs machen. Zum anderen erhalten Sie durch den persönlichen Kontakt ein besseres Gefühl für das Umzugsunternehmen und können gleich vor Ort einige Dinge besprechen. Häufig erhalten Sie noch von dem ein oder anderen Umzugsspediteur wertvolle Tipps, die Sie gleich mit in die Umzugsplanung einfließen lassen können.
Bitten Sie die Spediteure ihnen ein Angebot für den Umzug zu machen. Geben Sie allen Umzugsunternehmen möglichst gleiche Vorgaben, damit die Angebote später vergleichbar sind. Kommunizieren Sie offen, dass Sie sich mehrere Angebote einholen. Kommunizieren Sie aber ebenfalls, dass es sich um eine begrenzte Anzahl handelt, damit der Umzugsunternehmer nicht vor Angebotsabgabe bereits demotiviert wird.
Geben Sie ihnen eine klare Angebotsfrist / Deadline vor bis wann Sie mit dem Angebot rechnen. Auch hier können Sie nochmals überprüfen wie gut sich das Unternehmen an kommunizierte Absprachen hält. Jeder Eindruck zählt für Sie, um das Unternehmen zu bewerten.

Angebote vergleichen

Sobald ihnen alle Angebote vorliegen, geht es darum die Angebote auszuwerten. Erstellen Sie sich eine Tabelle, in der Sie die einzelnen Leistungen miteinander vergleichen und bewerten. Versuchen Sie die Angebote so vergleichbar wie möglich zu machen. Scheuen Sie bei Unklarheiten nicht das Unternehmen darauf anzusprechen und ggf. das Angebot nachzubessern.
Achten Sie bei dem Vergleich der Kosten darauf, wie viele Arbeitsstunden von dem Umzugsunternehmen kalkuliert wurden und auch ob der Umfang, das kalkulierte Umzugsgut stimmt. Vergleichen Sie alle Angebote auf den Arbeitsstunden-Ansatz und überlegen Sie sich, welcher Ansatz ihnen realistisch erscheint. Sprechen Sie ggf. mit den jeweiligen Umzugsunternehmern, um ein besseres Gefühl für den Aufwand zu erhalten.
Schauen Sie sich ebenfalls die Konditionen für Mehraufwand, also zusätzliche, nicht-kalkulierte Arbeitsstunden, an. Manche Umzugsunternehmer versuchen mit einem absichtlich, niedrig angesetzten Stundenansatz ihr Angebot günstig erscheinen zu lassen. Haben Sie dies immer im Hinterkopf: Am Ende wird sonst ein vermeintlich günstiges Angebot zu einem teuren Angebot.

Nicht nur auf die Umzugskosten schauen

Ein immer wieder gern gemachter Fehler bei einem Gewerbeumzug ist, dass man sich zu sehr auf den Kostenvergleich konzentriert und andere Faktoren vernachlässigt. Das kann sich bei einem Büroumzug schnell rächen. Konzentrieren Sie sich nicht nur auf den Vergleich der Umzugskosten. Berücksichtigen Sie auch weitere Faktoren. Preis korreliert immer auch mit Leistung und Qualität. Stimmt die Leistung am Umzugstag nicht und wird dadurch die operative Tätigkeit ihrer Firma gestört oder sogar unterbrochen, kosten Sie entgangene Umsätze und gezahlte Gehälter schnell ein Vielfaches der eingesparten Umzugskosten.

Egal wie groß oder wie klein ein Büroumzug ist, es handelt sich immer um ein mehr oder weniger kompliziertes Projekt. Entscheidend ist deshalb die frühzeitige Planung des Umzugs. Um so mehr Zeit in die Planung einfließt und je detaillierter die Umzugsplanung desto weniger kann schiefgehen.
Wenn Sie einen Firmenumzug planen oder Teil eines Teams sind, dass sich mit einem Büroumzug befasst, sollten Sie als erstes verstehen, dass ein Umzug nichts anderes als ein Projekt ist. Das Umzugsprojekt lässt sich wie jedes Projekt in eine Reihe von (Teil-)Aufgaben unterteilen, die man lediglich in einem Projektplan organisieren muss. Es ist wichtig, dass die einzelnen Aufgaben in einer logischen zeitlichen Abfolge ausgeführt werden und der Projektplan zeitlich präzise ausgeführt wird, um möglichst wenig oder gar keine Ausfälle des operativen Geschäfts zu verursachen.

Entwickle und verwende Checklisten

Sobald Sie sich einen Überblick über die einzelnen Projektabschnitte des Umzugs gemacht haben, unterteilen Sie die Projektabschnitte in Aufgaben und entwickeln Sie hieraus ihre eigenen Checklisten. Stellen Sie sicher, dass die einzelnen Checklisten mit Deadlines versehen sind, um die zeitliche Abfolge des Projektplans zu gewährleisten.
Behalten Sie immer den Überblick und verfolgen Sie den Fortschritt mittels Checklisten: haken Sie Aufgaben ab, die Sie erledigt haben und stellen Sie so sicher, dass alle Aufgaben rechtzeitig erfüllt werden. Fügen Sie auch neue Aufgaben, die im Verlaufe der Umzugsplanung und im Rahmen des Umzugs aufkommen, sofort zu den jeweiligen Checklisten hinzu, um diese nicht zu vergessen.

Holen Sie sich IT-Unterstützung

Arbeiten Sie eng mit Ihrer internen IT-Abteilung/Fachkraft zusammen oder holen Sie sich externe Unterstützung im Bereich IT. Die IT ist wichtig, um alle PCs, Netzwerke, Server und Systeme am neuen Standorte rechtzeitig und ohne Unterbrechung des operativen Geschäfts wieder in Betrieb zu nehmen. Damit dies gewährleistet werden kann, müssen Sie mit dem IT-Team einen Plan ausarbeiten. Stellen Sie sicher, dass die rechtzeitige Bereitstellung von IT und Telekommunikation höchste Priorität bei ihrer Planung einnimmt.
Stellen Sie sicher, dass Sie frühzeitig mit ihren IT-Spezialisten und Telekommunikations-Spezialisten Kontakt aufnehmen und einen für alle Seiten eindeutigen Plan aufstellen. Die rechtzeitige Bereitstellung der IT- und Telekommunikations-Systeme ist absolut notwendig für einen erfolgreichen Büroumzug.

Binden Sie die Mitarbeiter frühzeitig ein

Ein Firmenumzug hat viele Auswirkungen auf ihre Mitarbeiter. Warten Sie nicht bis zur letzten Minute, um sie mit der Information zu überraschen. Informieren Sie die Mitarbeiter rechtzeitig und versuchen Sie eine möglichst hohe Transparenz zu erzeugen. Man kann an dieser Stelle viel falsch machen: Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie die Mitarbeiter in den Büroumzug einbinden.

Die Ausführung des Projektplans

Man unterschätzt schnell die Komplexität eines Umzugs. Stecken Sie deshalb viel Energie in die Umzugsplanung/-vorbereitung und ebenfalls viel Kraft in die sture Abarbeitung des Projektplans. Häufig hat der verantwortliche Mitarbeiter auch noch im operativen Tagesgeschäft Aufgaben im Unternehmen. Stellen Sie sicher, dass Sie in der Lage sind genug Zeit in die Umzugsplanung und in die Ausführung investieren zu können. Kontaktieren Sie notfalls rechtzeitig ihren Vorgesetzen, um Unterstützung oder Entlastung zu bekommen.
Wenn nach und nach der Umzugstag näher rückt, stellen Sie sicher, dass Sie ihren Projektplan strukturiert mittels Checklisten abarbeiten und konzentrieren Sie sich auf die Umzugschecklisten. Haken Sie erledigte Aufgaben regelmäßig ab, damit Sie den Überblick über den aktuellen Stand behalten.

Nachdem ein Mietvertrag für die neuen Büroflächen unterschrieben wurde und der alte Mietvertrag fristgerecht gekündigt wurde, wird es Zeit sich über die ersten Schritte der Umzugsplanung Gedanken zu machen. Da die Umzugsplanung durchaus komplex ist, sollte man sich am Anfang auf die einfachen Dinge konzentrieren. Im Folgenden werden deshalb die ersten Schritte beschrieben, um die man sich kümmern sollte. So finden Sie automatisch einen Einstieg in die Umzugsthematik.

Schritt 1: Umzugstermin festlegen

Ihr alter Mietvertrag wurde fristgerecht gekündigt und der neue Vertrag unterschrieben. Dann legen Sie ein festes Datum bzw. einen festen Zeitraum fest, in welchem der Gewerbeumzug vollzogen werden soll.
Überlegen Sie sich wie Sie möglichst viel Zeit für die heiße Phase des Umzugs zur Verfügung haben ohne das operative Geschäft zu unterbrechen oder zu stören. Wählen Sie einen Zeitpunkt, der das operative Geschäft möglichst geringfügig stört. Sofern es im Rahmen des bestehenden und neuen Mietvertrags möglich ist, versuchen Sie bspw. ein Wochenende zu wählen, an dass sich ein Feiertag anschließt. Sehr gute Zeiträume sind in der Regel die Weihnachtsferien, wo ein großer Teil der Belegschaft im Urlaub ist. Viele Gewerbeumzüge finden zu dieser Zeit statt. Auch rund um Pfingsten oder zur Zeit der Sommerferien werden gerne Firmenumzüge geplant.
Praxistipp 1: Die von ihnen favorisierten Umzugstermine sind in der Regel auch von anderen Firmen begehrte Zeiträume für den Firmenumzug. Entsprechend hoch wird zu dieser Zeit auch die Nachfrage nach Umzugsunternehmen sein und die Nachfrage bestimmt bekanntlich den Preis. Kümmern Sie sich deshalb rechtzeitig um die Planung und auch um die frühzeitige Ausschreibung des Umzugs, um ihren Wunschtermin zu bekommen und ein möglichst preiswertes Angebot zu erhalten.
Praxistipp 2: Wenn ihre Firma für den Umzug für einen oder mehrere Tag geschlossen bleibt, dann kann mit einer „Neueröffnung“ geworben werden. Sofern sinnvoll, nutzen Sie diese Gelegenheit, um Aufmerksamkeit bei Ihren Kunden zu erzeugen.

Schritt 2: Organisationsteam planen

Um den großen Aufwand, den ein Gewerbeumzug mit sich bringt, problemlos bewältigen zu können, bietet es sich an, frühzeitig ein Organisationsteam festzulegen. Ein Umzug ist eine Teamarbeit und benötigt das Zusammenwirken und den Input von unterschiedlichen Abteilungen Ihrer Firma. Damit die Interessen und Anforderungen aller Abteilungen bei dem anstehenden Büroumzug berücksichtigt werden können, empfiehlt es sich ein Abteilungsübergreifendes Organisationsteam aufzustellen und so von jeder Abteilung einen „Repräsentanten“ in den Umzug einzubinden. Dies hilft auch dabei die Mitarbeiter in den Umzug einzubinden.
Das Organisationsteam sollte so frühzeitig wie möglich aufgestellt werden. Organisieren Sie regelmäßige Meetings: ggf. bietet es sich an einen kurzen, regelmäßigen „Jour-Fix“ Termin festzulegen, um allen Beteiligten ein kurzes Update und die Möglichkeit zu geben sich und die Interessen seiner Abteilung einzubringen.
Sofern Sie den Umzug nicht direkt organisieren, stellen Sie sicher, dass es einen Projektleiter für den Umzug gibt, der die Verantwortung trägt. Befreien Sie den Projektleiter ggf. von einem Teil seines Tagesgeschäfts oder bitten Sie Kollegen ihn mehr als sonst im Tagesgeschäft zu unterstützen, damit er den teils erheblichen Zusatzaufwand für die Umzugsplanung bewerkstelligen kann.

Schritt 3: Holen Sie sich Expertise in das Umzugsteam

Neben der Einbindung der einzelnen Abteilungen in das Umzugsteam ist es ggf. notwendig für mehrere Aufgaben interne oder externe Expertise einzuholen. Überlegen Sie in welchen Bereichen Sie Unterstützung benötigen werden. Kontaktieren Sie die Spezialisten frühzeitig und binden Sie ebenfalls in den Ablauf des Organisationsteams ein. Nachfolgend geben wir ein paar Beispiele.

• Ein externer Umzugsplaner / Umzugsmanager kann ihnen viel Arbeit abnehmen und weiß genau, was er tut. Da der Unternehmensumzug sein Tagesgeschäft ist, kann er bei der Planung ein Minimum an Ausfallzeiten garantieren. Außerdem bindet man keine internen Ressourcen, die man in anderen Bereichen vielleicht besser gebrauchen kann. Es kann deshalb für einige Unternehmen sinnvoll sein, diese Option zu bewerten.
• Ein Planungsbüro kann ihnen bei der Belegungsplanung der neuen Büroflächen helfen. Ein Planungsbüro hat ebenfalls täglich mit Umzugsproblematiken zu tun und kann ihnen wertvolle Tipps geben.
• Ein Innendesigner / Interior Designer kann ihnen helfen die neuen Büroflächen repräsentativ und ansprechend zu gestalten. Unterschätzen Sie nicht, welche Wirkung die neuen Räumlichkeiten auf ihre Mitarbeiter und ihre Kunden haben kann. Ein guter Innendesigner kann hier wahre Wunder vollbringen und die Investition kann sich deshalb langfristig rentieren. Überlegen Sie genau, ob dies wichtig für ihre strategischen Umzugsziele ist.
• Ein IT- und Telekommunikations-Spezialist, ob intern oder extern, ist wichtig, damit gewährleistet werden kann, dass alle Systeme nach dem Umzug wieder funktionieren. Legen Sie auf diesen Punkt einen besonderen Fokus. Funktionieren die Telefonanlage oder die IT-Systeme nach dem Umzug nicht und entstehen hierdurch Ausfallzeiten im Tagesgeschäft kann es schnell teuer werden.

Schritt 4: Ein Umzugsbudget festlegen

Um Kontrolle über die Ausgaben ihres Umzugs zu haben bzw. zu behalten, ist es ratsam ein Umzugsbudget festzulegen, welches sämtliche Kosten, die anfallen werden, abdeckt. Arbeiten Sie hier mit einer Kombination aus einem Budget, mit welchen Sie planen und verschiedenen Angeboten, welche Sie sich von verschiedenen Umzugsunternehmen und/oder von Büroeinrichtungsmärkten bekommen haben

• Planen Sie auf jeden Fall mit einem realistischem Budget: Wenn Sie zu wenig Geld veranschlagen, drohen die Kosten außer Kontrolle zu geraten
• Planen Sie auch ruhig etwas großzügiger: Lieber zu viel Geld eingeplant und hinterher gespart, als zu wenig und später mehr ausgegeben
• Wenn Sie unsicher bei einigen Positionen der Kostenschätzung sind, holen Sie sich im zweiten Schritt Grobschätzungen oder erste Angebote ein, um ein Gefühl für die Kosten zu bekommen
• Heben Sie alle Rechnungen auf und geben Sie diese bei der nächsten Steuererklärung mit an: Die Umzugskosten lassen sich steuerlich gelten machen.

Bevor Sie mit der Suche der passenden Büroflächen beginnen können, müssen Sie sich zunächst bewusst machen, welche Faktoren für Ihre Firma wichtig sind. Ein Standortwechsel ist eine strategische Unternehmensentscheidung. Machen Sie sich ihre Ziele bewusst, die Sie mit dem Standortwechsel erreichen wollen. Beantworten Sie sich deshalb zunächst selbst die nachfolgend beschriebenen Fragestellungen, um die richtige Standort- und Immobilienentscheidung zu treffen.
Praxistipp: Holen Sie sich die kostenlose Unterstützung von professionellen Gewerbemaklern. In der Regel werden diese vom Vermieter bezahlt und liefern hervorragende Arbeit bei der Standortanalyse. Ein guter Gewerbemakler kennt den lokalen Markt und kann ihnen einen guten Überblick sowie genaueste Informationen zu Verfügbarkeit und Mietniveau der jeweiligen Standorte geben. Außerdem kann er ihnen bei der Büroplanung helfen und mögliche Arbeitsplatz-/Bürokonzepte in einer Bürofläche visualisieren.

Die wichtigsten Kriterien im Überblick

Im Grunde sind alle beschriebenen Auswahlkriterien wichtig. Die nachfolgenden stellen jedoch die Grundanforderungen einer jeden Bürosuche dar.

Größe der benötigten Bürofläche

Ermitteln Sie für sich, wieviel Bürofläche Sie in etwa benötigen. Wenn Sie mit weiterem Wachstum Ihrer Firma rechnen, dann kalkulieren Sie vorsichtshalber etwas Puffer in die Kalkulation. Berücksichtigen sie auch Optionen für eine spätere Expansion in Ihrer Entscheidung. Schnell wachsende Unternehmen benötigen häufig schnell größere Flächen. Bestehen im Gebäude Expansionsflächen zur Verfügung, so kann man sich einen weiteren zeit- und kraftraubenden Umzug sparen.
Die benötigte Bürofläche können Sie auf Basis der Anzahl an Arbeitsplätzen und einem Ansatz der durchschnittlichen Bürofläche je Mitarbeiter berechnen. In Deutschland liegt die durchschnittliche Fläche je Mitarbeiter bei ca. 30m². Die Zahl wirkt zunächst hoch, aber berücksichtigt man neben dem Arbeitsplatz die Allgemeinflächen wie Konferenzräume, Flure, Empfang, WC etc. macht sie durchaus als erste Schätzgröße Sinn, um ein Gefühl für den Flächenbedarf zu bekommen.
Durch eine optimierte Büroplanung kann man jedoch diesen Wert durchaus deutlich unterschreiten. Das gewählte Bürokonzept wirkt sich auch auf die Flächeneffizienz aus. In der Metropole London werden in der Regel Großraumkonzepte (Open Office) eingesetzt, wodurch die durchschnittliche Fläche auf bis zu 10-15 m² je Mitarbeiter sinkt.

Kostenplanung der benötigten Bürofläche

Stellen Sie eine Budgetplanung auf und überlegen Sie sich, was sich ihre Firma leisten kann.
Folgende Kostenpositionen sollten Sie in Ihrem Budget berücksichtigen:

• Büromiete
• Nebenkosten zur Büromiete
• Kaution
• Ausbaukosten / Umbaukosten der Bürofläche
• Kosten für Möbel und Einrichtung
• Umzugskosten des Büroumzugs
• Mögliche Versicherungskosten

Der richtige Standort

Überlegen Sie genau, was für eine Lage Sie für Ihre Firma benötigen. Die Lage bestimmt den Mietzins und wirkt sich somit direkt auf Ihr Budget aus.
Außerdem wirkt sich die Lage der Büroimmobilie und die damit verbundene Infrastruktur direkt auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus. Eine Immobilie im Zentrum mit guter Anbindung und Erreichbarkeit für die Mitarbeiter, welche großzügiges Mittagsangebot in direkter Umgebung bietet, unterscheidet sich stark von einem dezentralen Standort. Überlegen Sie deshalb genau wie Sie sich entscheiden.
Ein ganz entscheidender Faktor bei der Standortwahl ist die Kundennähe / Erreichbarkeit des Kunden. Überlegen Sie sich deshalb genau, wo Ihre Kunden sitzen und ob Sie sich ggf. in der Nähe Ihrer Kunden positionieren können. So sichern Sie sich u. U. mit der Standortwahl einen Vorteil gegenüber ihrer Konkurrenz.
Die richtige Standortwahl kann entscheidende Vorteile oder auch Nachteile für ihr Unternehmen mit sich bringen. In der Immobilienbranche gibt es nicht umsonst das Sprichwort: Lage, Lage, Lage. Machen Sie sich klar, wie sich welcher Standort auf Ihre geschäftlichen Bedürfnisse auswirkt.

Zeitplanung

Erstellen Sie sich eine grobe Zeitplanung. Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Zeit einplanen. Es gibt viele Dinge zu erledigen, die Zeit bedürfen: Besichtigungen, Mietvertragsverhandlungen und auch für Ausbauarbeiten in den neuen Büro-Räumlichkeiten. Um nicht in Konflikt mit Ihrem Mietvertragsende Ihrer derzeitigen Bürofläche zu geraten, planen Sie von Anfang an nicht zu eng.
Fangen Sie deshalb frühzeitig mit einer Planung an.

Weitere Kriterien für die Bürowahl

Unterstützung des operativen Geschäfts

Wie schon oben angedeutet, kann sich die Wahl der Bürofläche entscheidend auf das operative Geschäft ihres Unternehmens auswirken. Es ist deshalb von wesentlicher Bedeutung, dass man keine überhasteten Entscheidungen trifft, sondern die Auswahl der Bürofläche als eine strategische Unternehmensentscheidung begreift. Im Folgenden werden wesentliche Fragen genannt, die ihnen bei der richtigen Auswahl helfen sollen.

• Besuchen Ihre Kunden Sie regelmäßig an Ihrem Standort? Falls ja, passt das Erscheinungsbild der Bürofläche, der Immobilie und die Qualität des Standorts zu Ihren Kunden?
• Falls Ihre Kunden Sie nicht besuchen oder die Standortqualität für ihre Kunden nicht entscheidend ist, haben Sie die Möglichkeit einen günstigen (vielleicht auch gewerbesteuerlich attraktiven) Standort zu wählen. Überlegen Sie sich in diesem Fall genau, ob Sie einem „teuren“ Standort wirklich den Vorzug geben wollen und ob ihr Budget dies hergibt.
• Wie häufig werden ihre Kunden Sie besuchen und benötigen Sie eine repräsentative Rezeption? Steht genug Platz zur Verfügung, um die entsprechende Kundenanzahl zu bedienen? Gibt es ausreichend Besprechungsräume? Ist die Bürofläche entsprechend repräsentativ?
• Welche Art von Bürokonzept benötigen Sie für ihr Geschäft? Großraumkonzepte bieten eine große Bereitschaft zur Kommunikation und sind in Kombination mit Konferenz-/Rückzugsräumen eine gute Kombination für kreative Firmen. Konzentriertes Arbeiten ist hingegen eher in Zellenbüros möglich.

Die Wahrnehmung der Büroräume

Diesen Teil der Kriterien überprüfen Sie am besten durch eine Besichtigung der Lage, der Immobilie und der Büroräume. Nicht umsonst sagt man: Der erste Eindruck zählt. Das gilt für Sie, wie für ihre Mitarbeiter und ihre Kunden. Stellen Sie sich nach jeder Besichtigung die folgenden Fragen:

• Wenn ihnen das Büro zusagt, ist es sehr wahrscheinlich, dass es ebenfalls Ihren Kunden und ihren Mitarbeitern gefällt. Versuchen Sie das Büro ganz objektiv zu bewerten und lassen Sie sich die Fläche nicht von einem Makler „schön reden“.
• Ist das Gebäude in einem guten Zustand und wird es von einem professionellen Immobilienverwalter zur Zufriedenheit der Mieter gepflegt? Scheuen Sie nicht Mieter der Immobilie zu kontaktieren und Sie nach ihrer Meinung zu fragen. Niemand kann die Immobilie besser beurteilen als bestehende Nutzer.
• Schauen Sie sich die bestehenden Mieter an. Gibt es ggf. Synergien zu ihrem Geschäft?
• Wie sieht das Gebäude von außen aus? Passt es zu ihrer Firma und dem Firmenimage?
• Gibt es irgendwelche Restriktionen, die den uneingeschränkten Innenausbau der Flächen behindern können?
• Passt die Flächenstruktur zu ihrem Unternehmen? Beispielsweise ist es für manche Unternehmen problematisch Abteilungen über mehrere Stockwerke zu trennen. Überlegen Sie sich genau wie sie die einzelnen Abteilungen in den Büroflächen unterbringen können.
• Für manche Firmen ist es wichtig einen repräsentativen Ausblick zu haben. Gibt es einen besonderen Ausblick auf den Büroräumen?
• Wie ist die technische Ausstattung der Büroflächen? Reichen die Ausstattungsmerkmale für ihre Firma? (insb. wichtig für Verkabelung/IT, aber auch für Kühlung und Schalldämmung)

Die Wahrnehmung der Büroräume

Achten Sie ebenfalls bei ihrer Besichtigung auf den Standort und die bestehende Infrastruktur. Machen Sie am besten einen kleinen Rundgang in der direkten Umgebung und halten Sie Ausschau nach S-Bahn/U-Bahn/Bus-Anbindungen und Essensmöglichkeiten in direktem Umkreis.

• Gibt es eine gute öffentliche Anbindung? Wie weit ist der Fußweg von S-Bahn/U-Bahn/Bus zum Büro? Wie kommen derzeit die Mitarbeiter zur Arbeit? Erschwert sich der Arbeitsweg der Mitarbeiter durch das neue Büro oder verbessert er sich?
• Wie sieht die direkte Nachbarschaft aus? Handelt sich um einen repräsentativen Gewerbestandort oder um einen dezentralen Standort? Was braucht ihr Unternehmen?
• Welche Infrastruktur bietet der Standort? Gibt es ausreichend Möglichkeiten für die Mitarbeiter zu Mittag zu essen? Gibt es Restaurants und Bars für Mitarbeiter und Kunden? Gibt es ggf. Einrichtungen für Kinderbetreuung, Fitnesscenter, Supermärkte oder ähnliches in der Nähe?
• Welche anderen Mieter befinden sich im Objekt? Handelt es sich ggf. um potentielle Kooperationsunternehmen, Kunden oder Konkurrenten? Stellt einer der Mieter ein Problem dar?

Sonstige Einrichtungen

Weitere Punkte, die Sie bei Ihrer Büroauswahl, berücksichtigen sollten:

• Parkplätze: Gibt es eine ausreichende Anzahl an Stellplätzen für ihre Mitarbeiter?
• Technik: Macht die Heizung und Kühlung einen zufriedenstellenden Eindruck?
• Rezeption: Gibt es eine zentrale Gebäuderezeption und falls ja, was macht sie für einen Eindruck?
• IT-Anforderungen: Gibt es bestimmte IT-Mindest-Anforderungen ihrer Firma? Werden diese durch die IT-Infrastruktur erfüllt?
• Sicherheit: Gibt es spezielle Anforderungen in Bezug auf Sicherheit in ihrem Unternehmen? Gibt es ausreichende Überwachung des Geländes?
• Aufzug: Gibt es ausreichende Aufzüge, um alle Mieter in dem Büro zufriedenstellend zu bedienen?

Bevor Sie irgendetwas in Bezug auf ihre neue Bürofläche unternehmen, müssen Sie zunächst den Status Quo analysieren.

Kündigungsfrist und Mietvertragsende bestimmen

Sie sind im Rahmen ihres derzeitigen Mietvertrags an eine Mietzeit und Kündigungsfristen gebunden. Da sich durchschnittliche Mietvertragslaufzeiten zwischen 5 und 10 Jahren bewegen, sollten Sie zunächst genau prüfen, wann Sie frühestens die alte Bürofläche verlassen können.
Schreiben Sie sich die wichtigsten Daten aus dem Mietvertrag raus. (insb. Auszugsdatum und Kündigungsfristen) Stellen Sie sicher, dass ihre Kündigung fristgerecht und formal richtig erfolgt. Kontaktieren Sie im Zweifel einen Anwalt.
Kündigen Sie erst ihren bestehenden Mietvertrag, wenn Sie den neuen Mietvertrag unterschrieben haben. Eine unüberlegte Kündigung kann unangenehme Konsequenzen mit sich bringen: Wenn Sie bspw. vor dem Einzugsdatum in die neue Fläche aus der alten Bürofläche raus müssen.
Planen Sie auf dieser Basis den Abschluss eines neuen Mietvertrags und ihren Umzug. Fangen Sie rechtzeitig mit der Planung an und besichtigen Sie frühzeitig potentielle Büroflächen. Kündigen Sie Ihren Mietvertrag am besten erst, wenn Sie einen neuen Mietvertrag unterschrieben haben, sonst können sie große Probleme bekommen.

Kündigung trotz Festlaufzeit

Lesen Sie genau den Mietvertrag sowie mögliche Nachträge, die Sie mit dem Vermieter vereinbart haben. Lassen Sie den Mietvertrag ggf. von einem Anwalt prüfen. Manchmal führt die laufende Rechtsprechung dazu, dass Mietverträge teilweise ungültig werden. Dies kann sogar dazu führen, dass Sie die Möglichkeit haben, frühzeitig aus dem Mietvertrag entlassen zu werden.

Ein Büroumzug und der damit verbundene Standortwechsel kann eine wichtige strategische Entscheidung sein. Er hat in der Regel großen Einfluss auf das Unternehmen als Ganzes: die Unternehmenskultur und die Mitarbeitermotivation, selbst die Marke und die Wahrnehmung des Unternehmens kann hierdurch beeinflusst werden. Ein Umzug kann das Firmenwachstum unterstützen, helfen Kosten einzusparen oder Produktivität und Effizienz steigern. Aber ein Firmenumzug ist auch eine der stressigsten Situationen, die es für eine Firma gibt und es wird häufig die operative Geschäftstätigkeit zeitweise eingeschränkt. Die Umzugsplanung des Büroumzugs sollte deshalb frühzeitig angegangen werden und nicht unterschätzt werden.
Vor der Umzugsentscheidung sollte sich deshalb das Management fragen, welche Ziele mit einem Umzug erreicht werden sollen. Die Geschäftsführung sollte diese Ziele bei jeder Entscheidung im Hinterkopf behalten und ebenfalls mögliche negative Konsequenzen reflektieren. In den folgenden Artikeln werden viele Faktoren beschrieben, die es der Geschäftsführung vereinfachen soll, strategische Ziele zu definieren.

Die Firma wächst aus den Büroflächen

Wachstum ist ein positiver Effekt für eine Firma. Irgendwann kommt aber jede Bürofläche an seine Grenzen und spätestens, wenn es keinen Platz mehr für neue Schreibtische gibt, sollte man sich Gedanken machen. Wenn keine Erweiterungsflächen mehr im Gebäude zur Verfügung stehen, dann bleibt keine Alternative mehr zum Umzug.
Mit der Weiterentwicklung einer Firma entwickelt sich auch die Anforderung an das neue Büro. Versuchen Sie mit dem Umzug das positiv durch Wachstum geprägte Firmenimage weiter zu verbessern und suchen sie sich eine Bürofläche, die ihr Unternehmen unterstützt.

Verbesserung des Standorts

Manchmal entstehen gute Ideen in der Garage und manchmal liegt die Garage weit weg im Niemandsland. Was einst eine kosteneffiziente und ausreichende Arbeitsumgebung darstellte, kann sich schnell in eine Wachstumsbremse entwickeln. Wenn Kunden und Mitarbeiter zu weit entfernt sind, kann ein Standortwechsel aus strategischen Gründen starke, positive Impulse erzeugen.

Modernisierung der Bürofläche

Ein Umzug in moderne Bürofläche mit hoher technischer Ausstattung (Klimatisierung / Kühlung / professionelle IT-Infrastruktur) kann die Mitarbeiterzufriedenheit und die Produktivität der Firma steigern. Je nach Immobilienmarkt muss ein solcher Umzug nicht unbedingt teurer sein als die alte Bürofläche.

Verkleinerung der Mietfläche

Es muss nicht immer größer sein. Manchmal macht es Sinn seine Firma kleiner und flexibler aufzustellen und fixe, laufende Kosten durch die Anmietung einer kleineren Fläche zu reduzieren.

Der Mietvertrag läuft aus

Wahrscheinlich der häufigste Grund für einen Umzug ist, wenn der Mietvertrag ausläuft und man die Option hat seine Situation zu verbessern: z.B. durch den Umzug in eine modernere und/oder preiswertere Bürofläche.

Zusammenlegung von mehreren Unternehmenssitzen

Manchmal ergibt die Historie eines Unternehmens, dass die Firma an unterschiedlichen Standorten tätig war. Eine Konsolidierung von Standorten kann für die Zusammenarbeit förderlich sein.

Freisetzung von Kapital

Befindet sich die Immobilie im eigenen Besitz kann es hilfreich für das Unternehmen sein, das Kapital in das operative Geschäft zu investieren als es in der Immobilie zu binden. Gleichzeitig kann man in eine modernere „Miet“-Immobilie wechseln.