Ein Büroumzug kann viel zur Mitarbeitermotivation beitragen und so der Firma dabei helfen ihre strategischen Ziele des Umzugs zu erreichen. Aber in der Praxis ist dies leider nicht immer der Fall oder wird nicht in seiner vollen Wirkung umgesetzt.
Ein Firmenumzug bringt gerade für die Belegschaft mehr Veränderungen als jedes andere Ereignis mit sich. Vernachlässigt der Arbeitgeber bei der Umzugsplanung die Bedürfnisse der Mitarbeiter und bereitet er sie nicht frühzeitig und ausreichend auf die anstehenden Veränderungen vor, so kann aus neuer Motivation schnell das Gegenteil werden. Nachfolgend geben wir ihnen ein paar Tipps auf was Sie bei der Einbindung der Arbeitnehmer achten sollten.
Frühe Einbindung der Mitarbeiter in die Umzugsplanung
Beginnen Sie frühzeitig mit der Umzugsplanung und setzen Sie von Anfang an eine hohe Priorität auf die Einbindung der Mitarbeiter. Die erfolgreiche Einbindung der Mitarbeiter entscheidet zu einem großen Teil darüber wie der Umzug innerhalb der Firma wahrgenommen wird und letztendlich auch darüber, ob der Umzug ein Erfolg wird.
Der Umzug ist ein Prozess der Veränderung. Menschen haben häufig eine Abneigung oder teilweise sogar Angst vor Veränderungen. Wie bei jedem Prozess ist es deshalb förderlich die Mitarbeiter in den Umzugsprozess mit einzubinden und ihnen so dass Gefühl zu geben, dass Sie ein Teil des Prozess sind und Ihre Meinungen und Ratschläge bei der Umzugsplanung berücksichtigt werden. Bindet man die Mitarbeiter nicht oder nur ungenügend ein, kann dies im schlimmsten Fall dazu führen, dass sich die Mitarbeiter ausgeschlossen fühlen und über ihre Köpfe hinweg wichtige Entscheidungen getroffen worden, die aber zu großen Teilen genau sie, den wichtigsten Asset der Firma, betreffen.
Um die einzelnen Abteilungen und somit die Mitarbeiter in den Planungsprozess zu involvieren, bietet es sich an von jeder Abteilung einen „Repräsentanten“ in das firmeninterne Umzugsteam zu integrieren. Organisieren Sie für das abteilungsübergreifende Umzugsteam regelmäßige Treffen und geben Sie ihnen Updates zu dem aktuellen Stand des Umzugs und geben Sie ihnen so die Möglichkeit sich bei der Umzugsplanung zu beteiligen.
Wählen Sie die Repräsentanten der jeweiligen Abteilung nicht einfach unüberlegt aus. Versuchen Sie möglichst Mitarbeiter zu wählen, die in der Abteilung bereits ein gewisses Ansehen und Respekt haben. Es ist wichtig, dass die Meinung der Teilnehmer des Umzugsteams Gewicht in den jeweiligen Abteilungen hat. In der Regel handelt es sich hierbei, um Mitarbeiter, die schon länger bei der Firma sind und einen Erfahrungsschatz aufweisen können. Mitarbeiter, die Erfahrung in den Prozessen der Firma und der Abteilungen haben, werden sich auch besser bei der Umzugsplanung einbringen können und so den Umzug zu einem Erfolg machen. Zum Beispiel können alt bekannte Probleme in der Zusammenarbeit der Abteilungen in der Büroplanung berücksichtigt werden und die Sitzordnung, Wünsche zu Akustik oder ähnlich sensible Themen mit den jeweiligen Abteilungen genau abgestimmt werden.
Kommunikation ist wichtig
Die Kommunikation mit der Belegschaft im Rahmen der Umzugsplanung ist entscheidend für einen erfolgreichen Umzug. Die Mitarbeiter werden es ihnen danken, wenn Sie sie frühzeitig und regelmäßig in die Umzugsplanung mit einbeziehen. Schließlich geht es um wichtige Themen, die sie alle betreffen.
Organisieren sie regelmäßige Meetings, um das Umzugsteam auf den aktuellen Stand zu bringen. Richten Sie nach Möglichkeit einen „Jour-Fix“ ein, an dem alle Teilnehmer des Umzugsteams teilnehmen. Setzen Sie die Meetings nicht länger als 1,5 Stunden an.
Bereiten Sie die Meetings gut vor und nach: Zirkulieren Sie vorab eine kurze Agenda an das Umzugsteam und fragen Sie nach weiteren Themen, die besprochen werden sollen. Fassen Sie sich möglichst kurz mit dem Update und verwenden Sie die restliche Zeit auf die Diskussion mit den Teilnehmern des Umzugsteams. Zirkulieren Sie nach jedem Meeting eine kurze Zusammenfassung mit den wesentlichen Resultaten des Meetings an alle Mitglieder des Teams.
Es werden im Rahmen der Meetings nicht nur „positive“ Themen aufkommen, die das Team in eine kreative Konversation involviert. Es wird auch heikle Themen geben, die sicherlich kontrovers diskutiert werden. Hierzu gehören:
- Ängste vor Entlassungen / Jobsicherheit
- Die Verteilung der Abteilungen in den neuen Büroflächen
- Die individuelle Sitzordnung der jeweiligen Abteilung (Immer gerne diskutiert: Wer kriegt einen Sitzplatz am Fenster? Wer kriegt ein eigenes Büro?)
- Parkplatz-Verteilung
- Fläche und Ausstattung der Küche und ggf. eines Freizeitraums
Bei Meetings, die diese wichtigen Punkte betreffen, sollten Sie in Betracht ziehen Themen vorab mit der Geschäftsführung zu besprechen. Überlegen Sie sich auch mit der Geschäftsführung wie sensible Themen angesprochen und adressiert werden sollen, um ausreichend für die Meetings mit dem Umzugsteam vorbereitet zu sein.
Nutzen Sie den Umzug für Veränderungen
Ein Umzug bietet sich dafür an Dinge zu verbessern, die man schon immer verändern wollte. Sei es Prozesse zu modernisieren oder das Bürokonzept zu verändern, ein Büroumzug bietet die passende Gelegenheit sich mit diesen Veränderungen auseinanderzusetzen. Solche Veränderungen beeinflussen die Arbeitseffizienz von Mitarbeitern und die damit zusammenhängenden Prozesse positiv und/oder erhöhen die Arbeitsmoral und –motivation der Mitarbeiter.
Seien Sie aber auch darauf vorbereitet, dass nicht jeder positiv auf Veränderungen reagiert. Es wird auch Mitarbeiter geben, die an alten Prozessen hängen und Veränderungen nicht so offen gegenüberstehen. Halten Sie hierfür die passenden Argumente bereit.
Um die richtigen Veränderungen zu identifizieren, bietet es sich an im Rahmen eines Teammeetings, dass alle Abteilungen einschließt, ein „Brainstorming“ zu organisieren, was verbessert werden kann. Alle Vorschläge sollten gesammelt und bewertet werden. Die Bewertung bezieht selbstverständlich auch die Mehrkosten mit ein. Bewerten Sie die Vorschläge auf der Basis Nutzen und Kosten. Berücksichtigen Sie auch in wieweit die jeweiligen Veränderungen das laufende Geschäft beeinträchtigen könnten. Besprechen Sie am Ende die jeweiligen Punkte noch einmal mit der Geschäftsführung.
Legen Sie eine finale Liste der umzusetzenden Verbesserungen fest und kommunizieren Sie sie zeitnah an das Umzugsteam / an die Abteilungen. Stellen Sie sicher, dass Sie genau begründen, warum gewisse Vorschläge umgesetzt werden und andere nicht, um Unmut zu vermeiden.
Vorteile kommunizieren
Ein Firmenumzug bringt in der Regel viele Vorteile für die Mitarbeiter mit sich. Es gilt diese zu identifizieren und in der Firma angemessen zu vermarkten, um eine positive Stimmung zu erzeugen. Ein Umzug bedeutet immer viel Stress, auch für die Mitarbeiter, und wenn diese wissen, wofür Sie Kompromisse und vorübergehende Nachteile im Rahmen des Umzugs in Kauf nehmen, gestaltet sich vieles leichter. Betonen Sie deshalb regelmäßig die Vorteile des Umzugs, um das Verständnis der Mitarbeiter zu erhöhen und eine positive Stimmung zu erzeugen.
Überlegen Sie sich die Vorteile, die ihr neues Büro zu bieten hat: Ihre Büro-Standortwahl ging eine strategische Entscheidung voran, welche seine Gründe hatte. Vielleicht bietet die neue Lage eine bessere Infrastruktur mit einer größeren Auswahl an Bars, Restaurants und Einkaufsmöglichkeiten. Es kann auch sein, dass das neue Büro bessere Parkmöglichkeiten und/oder eine bessere öffentliche Anbindung zu bieten hat. Häufig bieten neue Büroflächen auch bessere Akustik und insgesamt ein besseres Arbeitsgefühl. Betonen Sie auch Investitionen in neue Möbel oder neue IT-Systeme.
Schulungen organisieren
Während eines Büroumzugs werden häufig neue Systeme wie z. B. neue Telefone oder Telefonanlagen angeschafft. Auch Prozesse verändern sich teilweise: Wurden vorher Unterlagen in Papierform abgelegt, hat man sich ggf. während des Umzugs für eine teilweise Digitalisierung des Archivs entschieden und festgelegt, dass in Zukunft bestimmte Unterlagen nicht mehr in Papierform, sondern gleich in digitaler Form abgelegt werden. Stellen Sie deshalb sicher, dass neue Prozesse kommuniziert und umgesetzt werden und Mitarbeiter-Schulungen für neue Systeme rechtzeitig erfolgen.
Nach dem Büroumzug
Zum Einbinden der Mitarbeiter gehört nicht nur der Zeitraum vor und während des Umzugs. Auch nach dem Umzug sollte man nochmal gemeinsam Revue passieren lassen, was gut gelaufen ist du wo man sich verbessern kann. Außerdem gibt es ggf. noch Arbeiten nach dem Umzug, die man im Team meistern muss. Holen Sie sich deshalb Feedback von den Mitarbeitern.
Nachdem der gesamte Stress überstanden ist und der Umzug erfolgreich vollzogen wurde, bietet es sich an eine Einweihungsfeier oder Umtrunk für Kunden und/oder Mitarbeiter zu organisieren. Für Kunden bietet es sich aus Marketing-Gründen an dies zu tun und ihnen die Firma in einem neuen Gewandt zu präsentieren. Für die Mitarbeiter ist eine kleine Feier ein Weg, um Dankeschön für die Mitarbeit am Umzug zu sagen.
Für einen erfolgreichen Büroumzug ist neben den bereits erwähnten Punkten die richtige Wahl des Umzugsunternehmens ein wichtiger Faktor. Sind es am Ende doch die fleißigen und geschulten Fähigkeiten der Umzugshelfer, die dafür sorgen, dass alles wieder heil und rechtzeitig am richtigen Ort ist, damit man den geschäftlichen Betrieb wie geplant wieder aufnehmen kann. Im Nachfolgenden geben wir Ihnen ein paar Tipps auf was Sie am besten bei der Auswahl des richtigen Umzugsunternehmens achten sollten.
Professionelle Umzugsunternehmen finden
Der beste Weg geeignete Umzugsunternehmen aus der Masse des Angebots zu selektieren, ist sich Empfehlungen für Umzugsunternehmen einzuholen, sei es aus dem Bekanntenkreis oder aus dem eigenen Business-Netzwerk. Erkundigen Sie sich bei Geschäftskontakten über Erfahrungen und Empfehlungen. Hier und da können Sie vielleicht auch noch ein paar andere nützliche Informationen und Erfahrungswerte für ihre Umzugsplanung erhalten.
Außerdem sollten Sie selbst im Internet Umzugsunternehmen recherchieren. Auch hier gilt es immer auf die Bewertungen der Umzugsunternehmen zu achten und auf den professionellen Auftritt. Dies sind erste Anzeichen, die auf die Seriosität der Umzugsunternehmen hinweisen. Achten Sie auch darauf, dass die Umzugsunternehmen nicht nur Kompetenz im privaten Umzug haben, sondern insbesondere im Bereich Büroumzug spezialisiert sind. Die Anforderungen bei einem Firmenumzug sind schließlich andere als die eines privaten Umzugs.
Erste Bewertung der Umzugsunternehmen
Nachdem Sie einige, potentielle Umzugsspeditionen aus Empfehlungen und eigener Recherche ausfindig gemacht haben, nehmen Sie eine erste Bewertung vor. Verlassen Sie sich hierbei nicht nur auf Internetbewertungen. Schauen Sie sich die Websites der Umzugsunternehmen an und überprüfen Sie, ob die Website einen professionellen Eindruck macht.
Überprüfen Sie, ob das Umzugsunternehmen auf Gewerbeumzüge spezialisiert ist. Ein Privatumzug unterscheidet sich stark von den Anforderungen eines Firmenumzugs. Versuchen Sie auch im weiteren Verlauf (z.B. bei der persönlichen Kontaktaufnahme) diesen Punkt tiefer zu erfragen. Fragen Sie auch nach Referenzen.
Achten Sie darauf, ob das Umzugsunternehmen Qualitätssiegel wie Mitgliedschaften in professionellen Umzugsverbänden wie AMÖ oder FEDEMAC aufweisen kann. Dies weist in der Regel auf ein vertrauenswürdiges und professionelles Umzugsunternehmen hin. Auch Mitgliedschaften in professionellen Umzugsverbänden (z.B. DMS, Euro-Movers etc.) ist ein Zeichen für ein Qualität der Umzugsspedition.
Erste telefonische Kontaktaufnahme
Nehmen Sie bei geeignet erscheinenden Umzugsspeditionen einen ersten telefonischen Kontakt auf: Achten Sie darauf, welchen Eindruck der Ansprechpartner auf Sie macht. Versuchen Sie auch herauszufinden, ob das Umzugsunternehmen den Umzug mit eigenem Personal ausführt oder ob sie lediglich als eine Art „Vermittler“ agieren und der Umzug am Ende von einem anderen Umzugsunternehmen ausgeführt wird.
Die Gewährleistung einer qualitativ hochwertigen Umzugsleistung ist regelmäßig ein Problem: Man ist im Rahmen der Ausschreibung mit einem sehr professionellen Kontakt im Gespräch und schließt aufgrund seiner Professionalität auch auf einen professionellen Service. Wird der Umzug dann aber von einer anderen Firma ausgeführt, z.B. weil die eigene Firma keine Kapazitäten hat oder weil es sich grundsätzlich um ein vermittelndes Unternehmen handelt, dann kann sich die Qualität deutlich unterscheiden.
Besichtigung und Angebot einholen
Nachdem Sie Ihre Recherche abgeschlossen haben, reduzieren Sie ihre Auswahl auf die Umzugsunternehmen, die den besten Eindruck auf Sie machen. Die Erfahrung zeigt, dass eine Anzahl zwischen drei bis fünf Umzugsunternehmen ideal ist. Sie können so die angebotene Leistung gut vergleichen, gleichzeitig begrenzen Sie die Zahl der Ansprechpartner und den mit der Besichtigung einhergehenden Aufwand auf ein erträgliches Maß.
Vereinbaren Sie mit den von ihnen ausgewählten Favoriten Besichtigungstermine vor Ort. Ein Besichtigungstermin ist aus unterschiedlichen Gründen zu empfehlen. Einerseits kann sich der Umzugsunternehmer einen Überblick über den Umfang des Firmenumzugs machen. Zum anderen erhalten Sie durch den persönlichen Kontakt ein besseres Gefühl für das Umzugsunternehmen und können gleich vor Ort einige Dinge besprechen. Häufig erhalten Sie noch von dem ein oder anderen Umzugsspediteur wertvolle Tipps, die Sie gleich mit in die Umzugsplanung einfließen lassen können.
Bitten Sie die Spediteure ihnen ein Angebot für den Umzug zu machen. Geben Sie allen Umzugsunternehmen möglichst gleiche Vorgaben, damit die Angebote später vergleichbar sind. Kommunizieren Sie offen, dass Sie sich mehrere Angebote einholen. Kommunizieren Sie aber ebenfalls, dass es sich um eine begrenzte Anzahl handelt, damit der Umzugsunternehmer nicht vor Angebotsabgabe bereits demotiviert wird.
Geben Sie ihnen eine klare Angebotsfrist / Deadline vor bis wann Sie mit dem Angebot rechnen. Auch hier können Sie nochmals überprüfen wie gut sich das Unternehmen an kommunizierte Absprachen hält. Jeder Eindruck zählt für Sie, um das Unternehmen zu bewerten.
Angebote vergleichen
Sobald ihnen alle Angebote vorliegen, geht es darum die Angebote auszuwerten. Erstellen Sie sich eine Tabelle, in der Sie die einzelnen Leistungen miteinander vergleichen und bewerten. Versuchen Sie die Angebote so vergleichbar wie möglich zu machen. Scheuen Sie bei Unklarheiten nicht das Unternehmen darauf anzusprechen und ggf. das Angebot nachzubessern.
Achten Sie bei dem Vergleich der Kosten darauf, wie viele Arbeitsstunden von dem Umzugsunternehmen kalkuliert wurden und auch ob der Umfang, das kalkulierte Umzugsgut stimmt. Vergleichen Sie alle Angebote auf den Arbeitsstunden-Ansatz und überlegen Sie sich, welcher Ansatz ihnen realistisch erscheint. Sprechen Sie ggf. mit den jeweiligen Umzugsunternehmern, um ein besseres Gefühl für den Aufwand zu erhalten.
Schauen Sie sich ebenfalls die Konditionen für Mehraufwand, also zusätzliche, nicht-kalkulierte Arbeitsstunden, an. Manche Umzugsunternehmer versuchen mit einem absichtlich, niedrig angesetzten Stundenansatz ihr Angebot günstig erscheinen zu lassen. Haben Sie dies immer im Hinterkopf: Am Ende wird sonst ein vermeintlich günstiges Angebot zu einem teuren Angebot.
Nicht nur auf die Umzugskosten schauen
Ein immer wieder gern gemachter Fehler bei einem Gewerbeumzug ist, dass man sich zu sehr auf den Kostenvergleich konzentriert und andere Faktoren vernachlässigt. Das kann sich bei einem Büroumzug schnell rächen. Konzentrieren Sie sich nicht nur auf den Vergleich der Umzugskosten. Berücksichtigen Sie auch weitere Faktoren. Preis korreliert immer auch mit Leistung und Qualität. Stimmt die Leistung am Umzugstag nicht und wird dadurch die operative Tätigkeit ihrer Firma gestört oder sogar unterbrochen, kosten Sie entgangene Umsätze und gezahlte Gehälter schnell ein Vielfaches der eingesparten Umzugskosten.
Egal wie groß oder wie klein ein Büroumzug ist, es handelt sich immer um ein mehr oder weniger kompliziertes Projekt. Entscheidend ist deshalb die frühzeitige Planung des Umzugs. Um so mehr Zeit in die Planung einfließt und je detaillierter die Umzugsplanung desto weniger kann schiefgehen.
Wenn Sie einen Firmenumzug planen oder Teil eines Teams sind, dass sich mit einem Büroumzug befasst, sollten Sie als erstes verstehen, dass ein Umzug nichts anderes als ein Projekt ist. Das Umzugsprojekt lässt sich wie jedes Projekt in eine Reihe von (Teil-)Aufgaben unterteilen, die man lediglich in einem Projektplan organisieren muss. Es ist wichtig, dass die einzelnen Aufgaben in einer logischen zeitlichen Abfolge ausgeführt werden und der Projektplan zeitlich präzise ausgeführt wird, um möglichst wenig oder gar keine Ausfälle des operativen Geschäfts zu verursachen.
Entwickle und verwende Checklisten
Sobald Sie sich einen Überblick über die einzelnen Projektabschnitte des Umzugs gemacht haben, unterteilen Sie die Projektabschnitte in Aufgaben und entwickeln Sie hieraus ihre eigenen Checklisten. Stellen Sie sicher, dass die einzelnen Checklisten mit Deadlines versehen sind, um die zeitliche Abfolge des Projektplans zu gewährleisten.
Behalten Sie immer den Überblick und verfolgen Sie den Fortschritt mittels Checklisten: haken Sie Aufgaben ab, die Sie erledigt haben und stellen Sie so sicher, dass alle Aufgaben rechtzeitig erfüllt werden. Fügen Sie auch neue Aufgaben, die im Verlaufe der Umzugsplanung und im Rahmen des Umzugs aufkommen, sofort zu den jeweiligen Checklisten hinzu, um diese nicht zu vergessen.
Holen Sie sich IT-Unterstützung
Arbeiten Sie eng mit Ihrer internen IT-Abteilung/Fachkraft zusammen oder holen Sie sich externe Unterstützung im Bereich IT. Die IT ist wichtig, um alle PCs, Netzwerke, Server und Systeme am neuen Standorte rechtzeitig und ohne Unterbrechung des operativen Geschäfts wieder in Betrieb zu nehmen. Damit dies gewährleistet werden kann, müssen Sie mit dem IT-Team einen Plan ausarbeiten. Stellen Sie sicher, dass die rechtzeitige Bereitstellung von IT und Telekommunikation höchste Priorität bei ihrer Planung einnimmt.
Stellen Sie sicher, dass Sie frühzeitig mit ihren IT-Spezialisten und Telekommunikations-Spezialisten Kontakt aufnehmen und einen für alle Seiten eindeutigen Plan aufstellen. Die rechtzeitige Bereitstellung der IT- und Telekommunikations-Systeme ist absolut notwendig für einen erfolgreichen Büroumzug.
Binden Sie die Mitarbeiter frühzeitig ein
Ein Firmenumzug hat viele Auswirkungen auf ihre Mitarbeiter. Warten Sie nicht bis zur letzten Minute, um sie mit der Information zu überraschen. Informieren Sie die Mitarbeiter rechtzeitig und versuchen Sie eine möglichst hohe Transparenz zu erzeugen. Man kann an dieser Stelle viel falsch machen: Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie die Mitarbeiter in den Büroumzug einbinden.
Die Ausführung des Projektplans
Man unterschätzt schnell die Komplexität eines Umzugs. Stecken Sie deshalb viel Energie in die Umzugsplanung/-vorbereitung und ebenfalls viel Kraft in die sture Abarbeitung des Projektplans. Häufig hat der verantwortliche Mitarbeiter auch noch im operativen Tagesgeschäft Aufgaben im Unternehmen. Stellen Sie sicher, dass Sie in der Lage sind genug Zeit in die Umzugsplanung und in die Ausführung investieren zu können. Kontaktieren Sie notfalls rechtzeitig ihren Vorgesetzen, um Unterstützung oder Entlastung zu bekommen.
Wenn nach und nach der Umzugstag näher rückt, stellen Sie sicher, dass Sie ihren Projektplan strukturiert mittels Checklisten abarbeiten und konzentrieren Sie sich auf die Umzugschecklisten. Haken Sie erledigte Aufgaben regelmäßig ab, damit Sie den Überblick über den aktuellen Stand behalten.
Nachdem ein Mietvertrag für die neuen Büroflächen unterschrieben wurde und der alte Mietvertrag fristgerecht gekündigt wurde, wird es Zeit sich über die ersten Schritte der Umzugsplanung Gedanken zu machen. Da die Umzugsplanung durchaus komplex ist, sollte man sich am Anfang auf die einfachen Dinge konzentrieren. Im Folgenden werden deshalb die ersten Schritte beschrieben, um die man sich kümmern sollte. So finden Sie automatisch einen Einstieg in die Umzugsthematik.
Schritt 1: Umzugstermin festlegen
Ihr alter Mietvertrag wurde fristgerecht gekündigt und der neue Vertrag unterschrieben. Dann legen Sie ein festes Datum bzw. einen festen Zeitraum fest, in welchem der Gewerbeumzug vollzogen werden soll.
Überlegen Sie sich wie Sie möglichst viel Zeit für die heiße Phase des Umzugs zur Verfügung haben ohne das operative Geschäft zu unterbrechen oder zu stören. Wählen Sie einen Zeitpunkt, der das operative Geschäft möglichst geringfügig stört. Sofern es im Rahmen des bestehenden und neuen Mietvertrags möglich ist, versuchen Sie bspw. ein Wochenende zu wählen, an dass sich ein Feiertag anschließt. Sehr gute Zeiträume sind in der Regel die Weihnachtsferien, wo ein großer Teil der Belegschaft im Urlaub ist. Viele Gewerbeumzüge finden zu dieser Zeit statt. Auch rund um Pfingsten oder zur Zeit der Sommerferien werden gerne Firmenumzüge geplant.
Praxistipp 1: Die von ihnen favorisierten Umzugstermine sind in der Regel auch von anderen Firmen begehrte Zeiträume für den Firmenumzug. Entsprechend hoch wird zu dieser Zeit auch die Nachfrage nach Umzugsunternehmen sein und die Nachfrage bestimmt bekanntlich den Preis. Kümmern Sie sich deshalb rechtzeitig um die Planung und auch um die frühzeitige Ausschreibung des Umzugs, um ihren Wunschtermin zu bekommen und ein möglichst preiswertes Angebot zu erhalten.
Praxistipp 2: Wenn ihre Firma für den Umzug für einen oder mehrere Tag geschlossen bleibt, dann kann mit einer „Neueröffnung“ geworben werden. Sofern sinnvoll, nutzen Sie diese Gelegenheit, um Aufmerksamkeit bei Ihren Kunden zu erzeugen.
Schritt 2: Organisationsteam planen
Um den großen Aufwand, den ein Gewerbeumzug mit sich bringt, problemlos bewältigen zu können, bietet es sich an, frühzeitig ein Organisationsteam festzulegen. Ein Umzug ist eine Teamarbeit und benötigt das Zusammenwirken und den Input von unterschiedlichen Abteilungen Ihrer Firma. Damit die Interessen und Anforderungen aller Abteilungen bei dem anstehenden Büroumzug berücksichtigt werden können, empfiehlt es sich ein Abteilungsübergreifendes Organisationsteam aufzustellen und so von jeder Abteilung einen „Repräsentanten“ in den Umzug einzubinden. Dies hilft auch dabei die Mitarbeiter in den Umzug einzubinden.
Das Organisationsteam sollte so frühzeitig wie möglich aufgestellt werden. Organisieren Sie regelmäßige Meetings: ggf. bietet es sich an einen kurzen, regelmäßigen „Jour-Fix“ Termin festzulegen, um allen Beteiligten ein kurzes Update und die Möglichkeit zu geben sich und die Interessen seiner Abteilung einzubringen.
Sofern Sie den Umzug nicht direkt organisieren, stellen Sie sicher, dass es einen Projektleiter für den Umzug gibt, der die Verantwortung trägt. Befreien Sie den Projektleiter ggf. von einem Teil seines Tagesgeschäfts oder bitten Sie Kollegen ihn mehr als sonst im Tagesgeschäft zu unterstützen, damit er den teils erheblichen Zusatzaufwand für die Umzugsplanung bewerkstelligen kann.
Schritt 3: Holen Sie sich Expertise in das Umzugsteam
Neben der Einbindung der einzelnen Abteilungen in das Umzugsteam ist es ggf. notwendig für mehrere Aufgaben interne oder externe Expertise einzuholen. Überlegen Sie in welchen Bereichen Sie Unterstützung benötigen werden. Kontaktieren Sie die Spezialisten frühzeitig und binden Sie ebenfalls in den Ablauf des Organisationsteams ein. Nachfolgend geben wir ein paar Beispiele.
- Ein externer Umzugsplaner / Umzugsmanager kann ihnen viel Arbeit abnehmen und weiß genau, was er tut. Da der Unternehmensumzug sein Tagesgeschäft ist, kann er bei der Planung ein Minimum an Ausfallzeiten garantieren. Außerdem bindet man keine internen Ressourcen, die man in anderen Bereichen vielleicht besser gebrauchen kann. Es kann deshalb für einige Unternehmen sinnvoll sein, diese Option zu bewerten.
- Ein Planungsbüro kann ihnen bei der Belegungsplanung der neuen Büroflächen helfen. Ein Planungsbüro hat ebenfalls täglich mit Umzugsproblematiken zu tun und kann ihnen wertvolle Tipps geben.
- Ein Innendesigner / Interior Designer kann ihnen helfen die neuen Büroflächen repräsentativ und ansprechend zu gestalten. Unterschätzen Sie nicht, welche Wirkung die neuen Räumlichkeiten auf ihre Mitarbeiter und ihre Kunden haben kann. Ein guter Innendesigner kann hier wahre Wunder vollbringen und die Investition kann sich deshalb langfristig rentieren. Überlegen Sie genau, ob dies wichtig für ihre strategischen Umzugsziele ist.
- Ein IT- und Telekommunikations-Spezialist, ob intern oder extern, ist wichtig, damit gewährleistet werden kann, dass alle Systeme nach dem Umzug wieder funktionieren. Legen Sie auf diesen Punkt einen besonderen Fokus. Funktionieren die Telefonanlage oder die IT-Systeme nach dem Umzug nicht und entstehen hierdurch Ausfallzeiten im Tagesgeschäft kann es schnell teuer werden.
Schritt 4: Ein Umzugsbudget festlegen
Um Kontrolle über die Ausgaben ihres Umzugs zu haben bzw. zu behalten, ist es ratsam ein Umzugsbudget festzulegen, welches sämtliche Kosten, die anfallen werden, abdeckt. Arbeiten Sie hier mit einer Kombination aus einem Budget, mit welchen Sie planen und verschiedenen Angeboten, welche Sie sich von verschiedenen Umzugsunternehmen und/oder von Büroeinrichtungsmärkten bekommen haben
- Planen Sie auf jeden Fall mit einem realistischem Budget: Wenn Sie zu wenig Geld veranschlagen, drohen die Kosten außer Kontrolle zu geraten
- Planen Sie auch ruhig etwas großzügiger: Lieber zu viel Geld eingeplant und hinterher gespart, als zu wenig und später mehr ausgegeben
- Wenn Sie unsicher bei einigen Positionen der Kostenschätzung sind, holen Sie sich im zweiten Schritt Grobschätzungen oder erste Angebote ein, um ein Gefühl für die Kosten zu bekommen
- Heben Sie alle Rechnungen auf und geben Sie diese bei der nächsten Steuererklärung mit an: Die Umzugskosten lassen sich steuerlich gelten machen.