2 Wochen

Effizient einpacken bei einem Büroumzug

Für Ihren reibungslosen Büro- oder Firmenumzug ist die gute Vorbereitung das A und O – insbesondere, wenn es rund zwei Wochen vorher in die „heiße Phase“ geht. Sicher haben Sie schon die vorhergehenden Schritte im Griff, haben einen konkreten Plan, Umzugshelfer gebucht sowie alle nötigen Kartons und Verpackungsmaterialien beschafft.

Unser Tipp: Binden Sie Ihre Mitarbeiter nur dort in den Büroumzug ein, wo es unbedingt notwendig ist. Der Bürobetrieb soll schließlich so wenig wie möglich beeinträchtigt werden.
Lassen Sie alle anderen vorbereitenden Maßnahmen durch externe Helfer durchführen: Buchen Sie Studenten als Umzugshelfer. Studenten können ihnen viel Arbeit vor dem eigentlichen Umzugstag abnehmen: Sei es das Verpacken des Archivs, von Arbeitsplätzen, das Geschirr der Teeküche oder beim Ausmisten. Außerdem sind sie vielseitig einsetzbar und zudem noch preiswert. Hier können Sie Studenten für Ihren Büroumzug buchen.

Dann kann es jetzt ans Einpacken gehen! Nehmen Sie dazu Ihre Mitarbeiter und Kollegen vollständig mit ins Boot. Mit einem Kick Off-Meeting für die heiße Umzugsphase und täglichen Kurzmeetings stellen Sie sicher, dass alle wissen, was wann zu tun ist. Delegieren Sie die Aufgaben besonders deutlich – zum Beispiel, welche Aufgabe welcher Mitarbeiter hat und welche Tätigkeiten von Umzugshelfern übernommen wird. Setzen Sie klare Zeitvorgaben und kontrollieren Sie deren Einhaltung. War der Umzug bisher ein Planungspunkt in weiter Ferne, wird jetzt konkret gepackt und geräumt. Das kann bei einzelnen Teammitgliedern zu Verunsicherung oder Ablehnung führen. Im Idealfall bringen Sie und Ihre Führungskräfte auch in dieser intensiven Phase die Geduld auf, um auf mögliche Sorgen der Mitarbeiter weitestmöglich einzugehen.

Akten und Umzugsgut vor-sortieren

Bevor es ans Beschriften und Einpacken geht, sollten die Mitarbeiter Aktenordner und ähnliches vor-sortieren – nach Thema, Alphabet, Jahr und so weiter. So ist sichergestellt, dass die Umzugskartons systematisch befüllt werden. Es wäre nicht effektiv, wenn ein einzelner Umzugskarton Unterlagen von fünf oder acht verschiedenen Themen enthält. Zudem wäre es dann extrem aufwändig, den Karton zutreffend zu beschriften (siehe unten). Das sorgfältige Sortieren fängt bei den Akten oder digitalen Datenträgern an und reicht bis zum Vorsortieren von Kleingeräten wie Lochern, Heft- und Tischrechenmaschinen oder persönlichen Gegenständen. Stellen Sie Luftpolsterfolie, Klebebänder und ähnliches bereit, damit Empfindliches sorgfältig eingewickelt wird. Falls PC, Laptop, Server & Co. nicht separat von IT- oder Umzugsspezialisten erfasst, verpackt und „umgezogen“ werden, müssen die Mitarbeiter dazu auch entsprechend gebrieft werden. Das gilt gegebenenfalls auch für Büromöbel, falls sie nicht Sache der Umzugsexperten sind.

Umzugskisten einheitlich beschriften

Rund zwei Wochen vor dem Umzug sollten Sie mit allen Mitarbeitern besprechen, wie die Kartons zu beschriften sind. Viele Unternehmen setzen Etiketten ein, die auf jede Umzugskiste geklebt werden. Auf dem Etikett stehen ganz oben Firma/Firmenlogo sowie „Umzug 2020“ o.ä. Zudem sind Felder vorgegeben, die den jeweiligen Anforderungen des umziehenden Betriebs am besten entsprechen. Die Felder sollten klar betitelt sein und in Druckschrift ausgefüllt werden  – so groß und deutlich, dass die Umzugshelfer den Text auch aus einigen Entfernung lesen können. Die Etiketten werden vom Packenden komplett ausgefüllt:

Ein Beispiel für den Inhalt eines Kartonetiketts:

Bereich:                              Finance
Abteilung:                          Buchhaltung
Unterabteilung:                International
Team:                                  Debitoren
Inhalt:                                 Ordner A-F
Quartal/Jahr:                    Q3 2018
Alter Raum:                       Büro Großraum A Schreibtisch Nr. 11
Neuer Raum:                     Büro Nr. B82 vorderer Tisch
Gepackt von (Kürzel):     SG
Bemerkungen:                  usw.

Bei komplexen Umzügen, zum Beispiel einer Verteilung des Teams auf mehrere Standorte, muss natürlich auch der Ort oder gar die Anschrift auf der Umzugskiste stehen.

Die Informationen sollen so kurz wie möglich, aber so umfangreich wie nötig sein. Dieses Vorgehen ist meist genauer, als wenn Sie und Ihre Mitarbeiter die bereits auf die Kartons gedruckten Standard-Infofelder ausfüllen. Vor allem für größere Betriebe macht die durchgängige Verwendung von Etiketten Sinn. So stellen Sie sicher, dass die Umzugshelfer die Kartons an den richtigen Ort befördern – und dass Ihre Mitarbeiter beim Auspacken zielgerichtet und stressfrei vorankommen. Bei der Produktion des Etiketts beachten Sie bitte, dass diese selbstklebend sind. Zudem muss die Oberfläche einfach beschriftet werden können. Falls ein Mitarbeiter im Umzugsstress die Filzmarker verlegt hat und stattdessen ausnahmsweise einen Kugelschreiber verwendet, darf dessen Tinte auf dem Etikett nicht verwischen.

Den Büroumzug auch zum Auslagern und Vernichten alter Akten nutzen

Falls Akten älteren Jahrgangs nicht mit umziehen, sondern in eine externe Akteneinlagerung oder in den Reißwolf wandern, ist besondere Sorgfalt gefragt: Diese Kartons sind gesondert zu beschriften und separat für die Abholung bereitzustellen. Um Verwechslungen mit Umzugsgut zu vermeiden, können Sie hierfür die Kartons verwenden, die professionelle Aktenvernichter bereitstellen. Hier sollten Ihre Mitarbeiter genau darauf achten, das richtige Jahr auf dem Kartonfeld oder Etiketten zu notieren. Sie können mit dem Akteneinlagerer und -vernichter vereinbaren, dass die Aktenkartons samt Inhalt automatisch vernichtet werden, wenn die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfüllt wurden. Beispiel: Rechnungen von 2013 müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Sie werden also 2023 automatisch vernichtet.

Standplätze der Kartons und des Umzugsguts vor dem Umzug festlegen

Zur effektiven Vorbereitung gehört auch, dass Sie und Ihr Team eindeutig festlegen, was wohin gestellt wird – und welche Dinge erst ganz kurzfristig eingepackt werden (zum Beispiel der PC und die tagesaktuellen Unterlagen). So stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter bis kurz vor dem Umzugstag produktiv sind und sich trotz der Umzugsatmosphäre wohlfühlen. Außerdem erleichtern Sie den Umzugshelfern, flüssig und fehlerfrei zu arbeiten. Legen Sie zum Beispiel fest, wo die Umzugskartons mit aktuellen Akten, mit auszulagernden Akten und wo die verpackten Kleingeräte bereitgestellt werden. Kommunizieren Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber auch, wo die Kartons mit den persönlichen Unterlagen hingestellt werden – zum Beispiel konsequent „links neben dem eigenen Schreibtisch“. Bitten Sie alle Mitarbeiter, darauf zu achten, dass die Fluchtwege und der Zugang zu Feuerlöschern, Erste-Hilfe-Sets, Defibrillatoren sowie zu den Lichtschaltern freibleiben.

Präsenz zeigen

Seien Sie am Umzugstag eines Büroumzugs auf jeden Fall vor Ort und jederzeit erreichbar. Unterstützen Sie das Umzugsteam und bringen Sie sich mit in den Umzug ein, kontaktieren Sie regelmäßig ihre Mitarbeiter bzw. ihr Organisationsteam und packen Sie mit an.

• Stehen Sie bereit, wenn Kleinigkeiten fehlen: So können sich die anderen Mitarbeiter auf den Umzug konzentrieren
• Pendeln Sie regelmäßig zwischen dem alten und dem neuen Büro: So kontrollieren Sie einen geordneten  Ab- und Aufbau ihrer Einrichtung

Schlüssel verteilen

Egal ob altmodischer Schlüssel oder moderne Schlüsselkarte: Sorgen Sie dafür, dass genügend an ihre Mitarbeiter/Helfer verteilt werden, damit niemand vor verschlossener Tür stehen oder auf das Aufschließen der Türen lange warten muss.

• Sie sollten, falls Sie kein Organisationsteam haben, einem Mitarbeiter aus jeder Abteilung einen Schlüssel geben, welcher während des Umzugs Vorort bleibt
• Denken Sie auch daran, dass Sie auch ggf. weitere Schlüssel für ihr altes Büro besorgen müssen, damit auch hier keiner warten muss

Verpflegung

So ein Umzug bedeutet viel Stress und für Pausen ist kaum Zeit. Sorgen Sie sich deswegen um die Verpflegung der Mitarbeiter und freiwilligen Helfer.

• Ob Sie ein Catering organisieren oder Pizza bestellen: Sorgen Sie dafür das ausreichend Mittagessen bzw. Snacks vorhanden sind
• Auch für ausreichende kalt/heiß Getränke muss gesorgt sein
• Denken Sie daran, ihre Mitarbeiter bzw. Helfer im alten sowie im neuen Büro zu verpflegen
• Achten Sie bei der Versorgung ihrer Mitarbeiter auf Lebensmittelallergien, vegetarische und vegane Alternativen
• Beachten Sie: Ein Catering bedeutet eine besser Auswahl und Qualität der Verpflegung, aber auch in der Regel höhere Kosten

„Fundgrube“ einrichten

Während eines Umzugs können Gegenstände verschwinden, falsch oder gar nicht einsortiert werden oder man sieht im Stress des Umzugs nicht sofort, wo etwas hingehört: Hierfür sollten Sie eine Fundgrube einrichten.

• Erstellen Sie eine solche Fundgrube im alten sowie im neuen Büro
• Weisen Sie ihre Mitarbeiter an, sich bei fehlenden Gegenständen zuerst an diese zu wenden
• Fragen oder lassen Sie regelmäßig fragen, ob irgendetwas vermisst wird, sodass so schnell wie möglich geholfen werden kann

IT überprüfen

Das Wiederaufstellen bzw. Einrichten Ihrer IT sollte so schnell wie möglich von statten gehen, da das Einrichten von Computern und Servern, vor allem bei Neugeräten, mehrere Stunden benötigen kann.

• Richten Sie ihr neues Büro so ein, dass Computer so schnell wie möglich angeschlossen werden können, also zuerst Tische, Stühle und Computer transportieren, erst danach Aktenschränke etc.
• Halten Sie engen Kontakt zur IT-Firma, welche die erneute Installation vornimmt und organisieren Sie benötigtes Material so schnell wie möglich
• Hier sei wiederholt gesagt, sparen Sie nicht am falschen Ende: Der Verlust von z.B. Kundendaten oder Störungen bei der Wiederaufnahme des Büroalltags kann zu sehr hohen Verlusten führen

Telekommunikation einrichten

Ihr Telekommunikationsanlage ist ein weiterer, wichtiger Faktor: Hier regeln Sie die Kommunikation innerhalb Ihres Büros und wickeln ggf. Kundengespräche ab.

• Auch hier sollte Ihnen eine professionelle Firma zur Seite stehen, damit Sie nach dem Umzug sofort in den Arbeitsalltag zurückkehren können
• Kontrollieren Sie am besten auch sofort, ob alles funktioniert

Allgemeine Tipps

• Halten Sie auch engen Kontakt mit der Umzugsunternehmen: Lassen Sie sich nicht alles auf einmal liefern
• Kontrollieren Sie den Wetterbericht auf Unwetter und organisieren Sie notfalls Abdeckungen für ihr Inventar
• Denken Sie daran, ihr altes Büro besenrein zu verlassen

Langsam steigt die Spannung. Der Firmenumzug steht kurz vor dem Start. Nun geht es an das Packen und hierfür wird Packmaterial benötigt. Bestellen Sie bei Ihrem Umzugsunternehmen Umzugskartons. Diese werden in der Regel als Zusatzservice vom Umzugsunternehmen direkt in das Büro angeliefert. Besprechen Sie sich hierzu rechtzeitig mit ihrem Umzugsunternehmen und lassen Sie sich eine Schätzung für die benötigten Umzugskisten geben.

Umweltfreundliche Umzugsboxen

An dieser Stelle sei erwähnt, dass wir, die Firma TURTLEBOX, eine umweltfreundliche und praktische Umzugskartons-Alternative bieten. TURTLEBOX vermietet wieder-verwendbare Umzugsboxen, die in einem großen Mehrwegkreislauf zirkulieren. Die Umzugsboxen sind äußerst robust und werden ebenfalls von uns angeliefert und wieder abgeholt.

Gerade beim Büroumzug werden TurtleBoxen gerne verwendet, da Sie sich mittels Plombe verschließen lassen und mit geringem Zeitaufwand von den Mitarbeitern auf- und wieder abgebaut werden können. Sensible Unterlagen wie Mitarbeiterverträge können so mittels Plombenverschluss gesichert werden und die Mitarbeiter verschwenden nicht unnötig viel Zeit beim Auf- und Abbau von Umzugskartons.

Für Gewerbekunden bietet TURTLEBOX spezielle Büroumzug-Pakete, die eine größere Anzahl von Rollern bereits enthalten und so den Mitarbeitern den Transport der Boxen in den Büroflächen erleichtern.