Bevor Sie mit der Suche der passenden Büroflächen beginnen können, müssen Sie sich zunächst bewusst machen, welche Faktoren für Ihre Firma wichtig sind. Ein Standortwechsel ist eine strategische Unternehmensentscheidung. Machen Sie sich ihre Ziele bewusst, die Sie mit dem Standortwechsel erreichen wollen. Beantworten Sie sich deshalb zunächst selbst die nachfolgend beschriebenen Fragestellungen, um die richtige Standort- und Immobilienentscheidung zu treffen.
Praxistipp: Holen Sie sich die kostenlose Unterstützung von professionellen Gewerbemaklern. In der Regel werden diese vom Vermieter bezahlt und liefern hervorragende Arbeit bei der Standortanalyse. Ein guter Gewerbemakler kennt den lokalen Markt und kann ihnen einen guten Überblick sowie genaueste Informationen zu Verfügbarkeit und Mietniveau der jeweiligen Standorte geben. Außerdem kann er ihnen bei der Büroplanung helfen und mögliche Arbeitsplatz-/Bürokonzepte in einer Bürofläche visualisieren.
Die wichtigsten Kriterien im Überblick
Im Grunde sind alle beschriebenen Auswahlkriterien wichtig. Die nachfolgenden stellen jedoch die Grundanforderungen einer jeden Bürosuche dar.
Größe der benötigten Bürofläche
Ermitteln Sie für sich, wieviel Bürofläche Sie in etwa benötigen. Wenn Sie mit weiterem Wachstum Ihrer Firma rechnen, dann kalkulieren Sie vorsichtshalber etwas Puffer in die Kalkulation. Berücksichtigen sie auch Optionen für eine spätere Expansion in Ihrer Entscheidung. Schnell wachsende Unternehmen benötigen häufig schnell größere Flächen. Bestehen im Gebäude Expansionsflächen zur Verfügung, so kann man sich einen weiteren zeit- und kraftraubenden Umzug sparen.
Die benötigte Bürofläche können Sie auf Basis der Anzahl an Arbeitsplätzen und einem Ansatz der durchschnittlichen Bürofläche je Mitarbeiter berechnen. In Deutschland liegt die durchschnittliche Fläche je Mitarbeiter bei ca. 30m². Die Zahl wirkt zunächst hoch, aber berücksichtigt man neben dem Arbeitsplatz die Allgemeinflächen wie Konferenzräume, Flure, Empfang, WC etc. macht sie durchaus als erste Schätzgröße Sinn, um ein Gefühl für den Flächenbedarf zu bekommen.
Durch eine optimierte Büroplanung kann man jedoch diesen Wert durchaus deutlich unterschreiten. Das gewählte Bürokonzept wirkt sich auch auf die Flächeneffizienz aus. In der Metropole London werden in der Regel Großraumkonzepte (Open Office) eingesetzt, wodurch die durchschnittliche Fläche auf bis zu 10-15 m² je Mitarbeiter sinkt.
Kostenplanung der benötigten Bürofläche
Stellen Sie eine Budgetplanung auf und überlegen Sie sich, was sich ihre Firma leisten kann.
Folgende Kostenpositionen sollten Sie in Ihrem Budget berücksichtigen:
- Büromiete
- Nebenkosten zur Büromiete
- Kaution
- Ausbaukosten / Umbaukosten der Bürofläche
- Kosten für Möbel und Einrichtung
- Umzugskosten des Büroumzugs
- Mögliche Versicherungskosten
Der richtige Standort
Überlegen Sie genau, was für eine Lage Sie für Ihre Firma benötigen. Die Lage bestimmt den Mietzins und wirkt sich somit direkt auf Ihr Budget aus.
Außerdem wirkt sich die Lage der Büroimmobilie und die damit verbundene Infrastruktur direkt auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus. Eine Immobilie im Zentrum mit guter Anbindung und Erreichbarkeit für die Mitarbeiter, welche großzügiges Mittagsangebot in direkter Umgebung bietet, unterscheidet sich stark von einem dezentralen Standort. Überlegen Sie deshalb genau wie Sie sich entscheiden.
Ein ganz entscheidender Faktor bei der Standortwahl ist die Kundennähe / Erreichbarkeit des Kunden. Überlegen Sie sich deshalb genau, wo Ihre Kunden sitzen und ob Sie sich ggf. in der Nähe Ihrer Kunden positionieren können. So sichern Sie sich u. U. mit der Standortwahl einen Vorteil gegenüber ihrer Konkurrenz.
Die richtige Standortwahl kann entscheidende Vorteile oder auch Nachteile für ihr Unternehmen mit sich bringen. In der Immobilienbranche gibt es nicht umsonst das Sprichwort: Lage, Lage, Lage. Machen Sie sich klar, wie sich welcher Standort auf Ihre geschäftlichen Bedürfnisse auswirkt.
Zeitplanung
Erstellen Sie sich eine grobe Zeitplanung. Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Zeit einplanen. Es gibt viele Dinge zu erledigen, die Zeit bedürfen: Besichtigungen, Mietvertragsverhandlungen und auch für Ausbauarbeiten in den neuen Büro-Räumlichkeiten. Um nicht in Konflikt mit Ihrem Mietvertragsende Ihrer derzeitigen Bürofläche zu geraten, planen Sie von Anfang an nicht zu eng.
Fangen Sie deshalb frühzeitig mit einer Planung an.
Weitere Kriterien für die Bürowahl
Unterstützung des operativen Geschäfts
Wie schon oben angedeutet, kann sich die Wahl der Bürofläche entscheidend auf das operative Geschäft ihres Unternehmens auswirken. Es ist deshalb von wesentlicher Bedeutung, dass man keine überhasteten Entscheidungen trifft, sondern die Auswahl der Bürofläche als eine strategische Unternehmensentscheidung begreift. Im Folgenden werden wesentliche Fragen genannt, die ihnen bei der richtigen Auswahl helfen sollen.
- Besuchen Ihre Kunden Sie regelmäßig an Ihrem Standort? Falls ja, passt das Erscheinungsbild der Bürofläche, der Immobilie und die Qualität des Standorts zu Ihren Kunden?
- Falls Ihre Kunden Sie nicht besuchen oder die Standortqualität für ihre Kunden nicht entscheidend ist, haben Sie die Möglichkeit einen günstigen (vielleicht auch gewerbesteuerlich attraktiven) Standort zu wählen. Überlegen Sie sich in diesem Fall genau, ob Sie einem „teuren“ Standort wirklich den Vorzug geben wollen und ob ihr Budget dies hergibt.
- Wie häufig werden ihre Kunden Sie besuchen und benötigen Sie eine repräsentative Rezeption? Steht genug Platz zur Verfügung, um die entsprechende Kundenanzahl zu bedienen? Gibt es ausreichend Besprechungsräume? Ist die Bürofläche entsprechend repräsentativ?
- Welche Art von Bürokonzept benötigen Sie für ihr Geschäft? Großraumkonzepte bieten eine große Bereitschaft zur Kommunikation und sind in Kombination mit Konferenz-/Rückzugsräumen eine gute Kombination für kreative Firmen. Konzentriertes Arbeiten ist hingegen eher in Zellenbüros möglich.
Die Wahrnehmung der Büroräume
Diesen Teil der Kriterien überprüfen Sie am besten durch eine Besichtigung der Lage, der Immobilie und der Büroräume. Nicht umsonst sagt man: Der erste Eindruck zählt. Das gilt für Sie, wie für ihre Mitarbeiter und ihre Kunden. Stellen Sie sich nach jeder Besichtigung die folgenden Fragen:
- Wenn ihnen das Büro zusagt, ist es sehr wahrscheinlich, dass es ebenfalls Ihren Kunden und ihren Mitarbeitern gefällt. Versuchen Sie das Büro ganz objektiv zu bewerten und lassen Sie sich die Fläche nicht von einem Makler „schön reden“.
- Ist das Gebäude in einem guten Zustand und wird es von einem professionellen Immobilienverwalter zur Zufriedenheit der Mieter gepflegt? Scheuen Sie nicht Mieter der Immobilie zu kontaktieren und Sie nach ihrer Meinung zu fragen. Niemand kann die Immobilie besser beurteilen als bestehende Nutzer.
- Schauen Sie sich die bestehenden Mieter an. Gibt es ggf. Synergien zu ihrem Geschäft?
- Wie sieht das Gebäude von außen aus? Passt es zu ihrer Firma und dem Firmenimage?
- Gibt es irgendwelche Restriktionen, die den uneingeschränkten Innenausbau der Flächen behindern können?
- Passt die Flächenstruktur zu ihrem Unternehmen? Beispielsweise ist es für manche Unternehmen problematisch Abteilungen über mehrere Stockwerke zu trennen. Überlegen Sie sich genau wie sie die einzelnen Abteilungen in den Büroflächen unterbringen können.
- Für manche Firmen ist es wichtig einen repräsentativen Ausblick zu haben. Gibt es einen besonderen Ausblick auf den Büroräumen?
- Wie ist die technische Ausstattung der Büroflächen? Reichen die Ausstattungsmerkmale für ihre Firma? (insb. wichtig für Verkabelung/IT, aber auch für Kühlung und Schalldämmung)
Die Wahrnehmung der Büroräume
Achten Sie ebenfalls bei ihrer Besichtigung auf den Standort und die bestehende Infrastruktur. Machen Sie am besten einen kleinen Rundgang in der direkten Umgebung und halten Sie Ausschau nach S-Bahn/U-Bahn/Bus-Anbindungen und Essensmöglichkeiten in direktem Umkreis.
- Gibt es eine gute öffentliche Anbindung? Wie weit ist der Fußweg von S-Bahn/U-Bahn/Bus zum Büro? Wie kommen derzeit die Mitarbeiter zur Arbeit? Erschwert sich der Arbeitsweg der Mitarbeiter durch das neue Büro oder verbessert er sich?
- Wie sieht die direkte Nachbarschaft aus? Handelt sich um einen repräsentativen Gewerbestandort oder um einen dezentralen Standort? Was braucht ihr Unternehmen?
- Welche Infrastruktur bietet der Standort? Gibt es ausreichend Möglichkeiten für die Mitarbeiter zu Mittag zu essen? Gibt es Restaurants und Bars für Mitarbeiter und Kunden? Gibt es ggf. Einrichtungen für Kinderbetreuung, Fitnesscenter, Supermärkte oder ähnliches in der Nähe?
- Welche anderen Mieter befinden sich im Objekt? Handelt es sich ggf. um potentielle Kooperationsunternehmen, Kunden oder Konkurrenten? Stellt einer der Mieter ein Problem dar?
Sonstige Einrichtungen
Weitere Punkte, die Sie bei Ihrer Büroauswahl, berücksichtigen sollten:
- Parkplätze: Gibt es eine ausreichende Anzahl an Stellplätzen für ihre Mitarbeiter?
- Technik: Macht die Heizung und Kühlung einen zufriedenstellenden Eindruck?
- Rezeption: Gibt es eine zentrale Gebäuderezeption und falls ja, was macht sie für einen Eindruck?
- IT-Anforderungen: Gibt es bestimmte IT-Mindest-Anforderungen ihrer Firma? Werden diese durch die IT-Infrastruktur erfüllt?
- Sicherheit: Gibt es spezielle Anforderungen in Bezug auf Sicherheit in ihrem Unternehmen? Gibt es ausreichende Überwachung des Geländes?
- Aufzug: Gibt es ausreichende Aufzüge, um alle Mieter in dem Büro zufriedenstellend zu bedienen?
Bevor Sie irgendetwas in Bezug auf ihre neue Bürofläche unternehmen, müssen Sie zunächst den Status Quo analysieren.
Kündigungsfrist und Mietvertragsende bestimmen
Sie sind im Rahmen ihres derzeitigen Mietvertrags an eine Mietzeit und Kündigungsfristen gebunden. Da sich durchschnittliche Mietvertragslaufzeiten zwischen 5 und 10 Jahren bewegen, sollten Sie zunächst genau prüfen, wann Sie frühestens die alte Bürofläche verlassen können.
Schreiben Sie sich die wichtigsten Daten aus dem Mietvertrag raus. (insb. Auszugsdatum und Kündigungsfristen) Stellen Sie sicher, dass ihre Kündigung fristgerecht und formal richtig erfolgt. Kontaktieren Sie im Zweifel einen Anwalt.
Kündigen Sie erst ihren bestehenden Mietvertrag, wenn Sie den neuen Mietvertrag unterschrieben haben. Eine unüberlegte Kündigung kann unangenehme Konsequenzen mit sich bringen: Wenn Sie bspw. vor dem Einzugsdatum in die neue Fläche aus der alten Bürofläche raus müssen.
Planen Sie auf dieser Basis den Abschluss eines neuen Mietvertrags und ihren Umzug. Fangen Sie rechtzeitig mit der Planung an und besichtigen Sie frühzeitig potentielle Büroflächen. Kündigen Sie Ihren Mietvertrag am besten erst, wenn Sie einen neuen Mietvertrag unterschrieben haben, sonst können sie große Probleme bekommen.
Kündigung trotz Festlaufzeit
Lesen Sie genau den Mietvertrag sowie mögliche Nachträge, die Sie mit dem Vermieter vereinbart haben. Lassen Sie den Mietvertrag ggf. von einem Anwalt prüfen. Manchmal führt die laufende Rechtsprechung dazu, dass Mietverträge teilweise ungültig werden. Dies kann sogar dazu führen, dass Sie die Möglichkeit haben, frühzeitig aus dem Mietvertrag entlassen zu werden.
Ein Büroumzug und der damit verbundene Standortwechsel kann eine wichtige strategische Entscheidung sein. Er hat in der Regel großen Einfluss auf das Unternehmen als Ganzes: die Unternehmenskultur und die Mitarbeitermotivation, selbst die Marke und die Wahrnehmung des Unternehmens kann hierdurch beeinflusst werden. Ein Umzug kann das Firmenwachstum unterstützen, helfen Kosten einzusparen oder Produktivität und Effizienz steigern. Aber ein Firmenumzug ist auch eine der stressigsten Situationen, die es für eine Firma gibt und es wird häufig die operative Geschäftstätigkeit zeitweise eingeschränkt. Die Umzugsplanung des Büroumzugs sollte deshalb frühzeitig angegangen werden und nicht unterschätzt werden.
Vor der Umzugsentscheidung sollte sich deshalb das Management fragen, welche Ziele mit einem Umzug erreicht werden sollen. Die Geschäftsführung sollte diese Ziele bei jeder Entscheidung im Hinterkopf behalten und ebenfalls mögliche negative Konsequenzen reflektieren. In den folgenden Artikeln werden viele Faktoren beschrieben, die es der Geschäftsführung vereinfachen soll, strategische Ziele zu definieren.
Die Firma wächst aus den Büroflächen
Wachstum ist ein positiver Effekt für eine Firma. Irgendwann kommt aber jede Bürofläche an seine Grenzen und spätestens, wenn es keinen Platz mehr für neue Schreibtische gibt, sollte man sich Gedanken machen. Wenn keine Erweiterungsflächen mehr im Gebäude zur Verfügung stehen, dann bleibt keine Alternative mehr zum Umzug.
Mit der Weiterentwicklung einer Firma entwickelt sich auch die Anforderung an das neue Büro. Versuchen Sie mit dem Umzug das positiv durch Wachstum geprägte Firmenimage weiter zu verbessern und suchen sie sich eine Bürofläche, die ihr Unternehmen unterstützt.
Verbesserung des Standorts
Manchmal entstehen gute Ideen in der Garage und manchmal liegt die Garage weit weg im Niemandsland. Was einst eine kosteneffiziente und ausreichende Arbeitsumgebung darstellte, kann sich schnell in eine Wachstumsbremse entwickeln. Wenn Kunden und Mitarbeiter zu weit entfernt sind, kann ein Standortwechsel aus strategischen Gründen starke, positive Impulse erzeugen.
Modernisierung der Bürofläche
Ein Umzug in moderne Bürofläche mit hoher technischer Ausstattung (Klimatisierung / Kühlung / professionelle IT-Infrastruktur) kann die Mitarbeiterzufriedenheit und die Produktivität der Firma steigern. Je nach Immobilienmarkt muss ein solcher Umzug nicht unbedingt teurer sein als die alte Bürofläche.
Verkleinerung der Mietfläche
Es muss nicht immer größer sein. Manchmal macht es Sinn seine Firma kleiner und flexibler aufzustellen und fixe, laufende Kosten durch die Anmietung einer kleineren Fläche zu reduzieren.
Der Mietvertrag läuft aus
Wahrscheinlich der häufigste Grund für einen Umzug ist, wenn der Mietvertrag ausläuft und man die Option hat seine Situation zu verbessern: z.B. durch den Umzug in eine modernere und/oder preiswertere Bürofläche.
Zusammenlegung von mehreren Unternehmenssitzen
Manchmal ergibt die Historie eines Unternehmens, dass die Firma an unterschiedlichen Standorten tätig war. Eine Konsolidierung von Standorten kann für die Zusammenarbeit förderlich sein.
Freisetzung von Kapital
Befindet sich die Immobilie im eigenen Besitz kann es hilfreich für das Unternehmen sein, das Kapital in das operative Geschäft zu investieren als es in der Immobilie zu binden. Gleichzeitig kann man in eine modernere „Miet“-Immobilie wechseln.