Umzugsplanung – Erste Schritte

Nachdem ein Mietvertrag für die neuen Büroflächen unterschrieben wurde und der alte Mietvertrag fristgerecht gekündigt wurde, wird es Zeit sich über die ersten Schritte der Umzugsplanung Gedanken zu machen. Da die Umzugsplanung durchaus komplex ist, sollte man sich am Anfang auf die einfachen Dinge konzentrieren. Im Folgenden werden deshalb die ersten Schritte beschrieben, um die man sich kümmern sollte. So finden Sie automatisch einen Einstieg in die Umzugsthematik.

Schritt 1: Umzugstermin festlegen

Ihr alter Mietvertrag wurde fristgerecht gekündigt und der neue Vertrag unterschrieben. Dann legen Sie ein festes Datum bzw. einen festen Zeitraum fest, in welchem der Gewerbeumzug vollzogen werden soll.
Überlegen Sie sich wie Sie möglichst viel Zeit für die heiße Phase des Umzugs zur Verfügung haben ohne das operative Geschäft zu unterbrechen oder zu stören. Wählen Sie einen Zeitpunkt, der das operative Geschäft möglichst geringfügig stört. Sofern es im Rahmen des bestehenden und neuen Mietvertrags möglich ist, versuchen Sie bspw. ein Wochenende zu wählen, an dass sich ein Feiertag anschließt. Sehr gute Zeiträume sind in der Regel die Weihnachtsferien, wo ein großer Teil der Belegschaft im Urlaub ist. Viele Gewerbeumzüge finden zu dieser Zeit statt. Auch rund um Pfingsten oder zur Zeit der Sommerferien werden gerne Firmenumzüge geplant.
Praxistipp 1: Die von ihnen favorisierten Umzugstermine sind in der Regel auch von anderen Firmen begehrte Zeiträume für den Firmenumzug. Entsprechend hoch wird zu dieser Zeit auch die Nachfrage nach Umzugsunternehmen sein und die Nachfrage bestimmt bekanntlich den Preis. Kümmern Sie sich deshalb rechtzeitig um die Planung und auch um die frühzeitige Ausschreibung des Umzugs, um ihren Wunschtermin zu bekommen und ein möglichst preiswertes Angebot zu erhalten.
Praxistipp 2: Wenn ihre Firma für den Umzug für einen oder mehrere Tag geschlossen bleibt, dann kann mit einer „Neueröffnung“ geworben werden. Sofern sinnvoll, nutzen Sie diese Gelegenheit, um Aufmerksamkeit bei Ihren Kunden zu erzeugen.

Schritt 2: Organisationsteam planen

Um den großen Aufwand, den ein Gewerbeumzug mit sich bringt, problemlos bewältigen zu können, bietet es sich an, frühzeitig ein Organisationsteam festzulegen. Ein Umzug ist eine Teamarbeit und benötigt das Zusammenwirken und den Input von unterschiedlichen Abteilungen Ihrer Firma. Damit die Interessen und Anforderungen aller Abteilungen bei dem anstehenden Büroumzug berücksichtigt werden können, empfiehlt es sich ein Abteilungsübergreifendes Organisationsteam aufzustellen und so von jeder Abteilung einen „Repräsentanten“ in den Umzug einzubinden. Dies hilft auch dabei die Mitarbeiter in den Umzug einzubinden.
Das Organisationsteam sollte so frühzeitig wie möglich aufgestellt werden. Organisieren Sie regelmäßige Meetings: ggf. bietet es sich an einen kurzen, regelmäßigen „Jour-Fix“ Termin festzulegen, um allen Beteiligten ein kurzes Update und die Möglichkeit zu geben sich und die Interessen seiner Abteilung einzubringen.
Sofern Sie den Umzug nicht direkt organisieren, stellen Sie sicher, dass es einen Projektleiter für den Umzug gibt, der die Verantwortung trägt. Befreien Sie den Projektleiter ggf. von einem Teil seines Tagesgeschäfts oder bitten Sie Kollegen ihn mehr als sonst im Tagesgeschäft zu unterstützen, damit er den teils erheblichen Zusatzaufwand für die Umzugsplanung bewerkstelligen kann.

Schritt 3: Holen Sie sich Expertise in das Umzugsteam

Neben der Einbindung der einzelnen Abteilungen in das Umzugsteam ist es ggf. notwendig für mehrere Aufgaben interne oder externe Expertise einzuholen. Überlegen Sie in welchen Bereichen Sie Unterstützung benötigen werden. Kontaktieren Sie die Spezialisten frühzeitig und binden Sie ebenfalls in den Ablauf des Organisationsteams ein. Nachfolgend geben wir ein paar Beispiele.

• Ein externer Umzugsplaner / Umzugsmanager kann ihnen viel Arbeit abnehmen und weiß genau, was er tut. Da der Unternehmensumzug sein Tagesgeschäft ist, kann er bei der Planung ein Minimum an Ausfallzeiten garantieren. Außerdem bindet man keine internen Ressourcen, die man in anderen Bereichen vielleicht besser gebrauchen kann. Es kann deshalb für einige Unternehmen sinnvoll sein, diese Option zu bewerten.
• Ein Planungsbüro kann ihnen bei der Belegungsplanung der neuen Büroflächen helfen. Ein Planungsbüro hat ebenfalls täglich mit Umzugsproblematiken zu tun und kann ihnen wertvolle Tipps geben.
• Ein Innendesigner / Interior Designer kann ihnen helfen die neuen Büroflächen repräsentativ und ansprechend zu gestalten. Unterschätzen Sie nicht, welche Wirkung die neuen Räumlichkeiten auf ihre Mitarbeiter und ihre Kunden haben kann. Ein guter Innendesigner kann hier wahre Wunder vollbringen und die Investition kann sich deshalb langfristig rentieren. Überlegen Sie genau, ob dies wichtig für ihre strategischen Umzugsziele ist.
• Ein IT- und Telekommunikations-Spezialist, ob intern oder extern, ist wichtig, damit gewährleistet werden kann, dass alle Systeme nach dem Umzug wieder funktionieren. Legen Sie auf diesen Punkt einen besonderen Fokus. Funktionieren die Telefonanlage oder die IT-Systeme nach dem Umzug nicht und entstehen hierdurch Ausfallzeiten im Tagesgeschäft kann es schnell teuer werden.

Schritt 4: Ein Umzugsbudget festlegen

Um Kontrolle über die Ausgaben ihres Umzugs zu haben bzw. zu behalten, ist es ratsam ein Umzugsbudget festzulegen, welches sämtliche Kosten, die anfallen werden, abdeckt. Arbeiten Sie hier mit einer Kombination aus einem Budget, mit welchen Sie planen und verschiedenen Angeboten, welche Sie sich von verschiedenen Umzugsunternehmen und/oder von Büroeinrichtungsmärkten bekommen haben

• Planen Sie auf jeden Fall mit einem realistischem Budget: Wenn Sie zu wenig Geld veranschlagen, drohen die Kosten außer Kontrolle zu geraten
• Planen Sie auch ruhig etwas großzügiger: Lieber zu viel Geld eingeplant und hinterher gespart, als zu wenig und später mehr ausgegeben
• Wenn Sie unsicher bei einigen Positionen der Kostenschätzung sind, holen Sie sich im zweiten Schritt Grobschätzungen oder erste Angebote ein, um ein Gefühl für die Kosten zu bekommen
• Heben Sie alle Rechnungen auf und geben Sie diese bei der nächsten Steuererklärung mit an: Die Umzugskosten lassen sich steuerlich gelten machen.