Mitarbeiter in den Büroumzug einbinden

Ein Büroumzug kann viel zur Mitarbeitermotivation beitragen und so der Firma dabei helfen ihre strategischen Ziele des Umzugs zu erreichen. Aber in der Praxis ist dies leider nicht immer der Fall oder wird nicht in seiner vollen Wirkung umgesetzt.
Ein Firmenumzug bringt gerade für die Belegschaft mehr Veränderungen als jedes andere Ereignis mit sich. Vernachlässigt der Arbeitgeber bei der Umzugsplanung die Bedürfnisse der Mitarbeiter und bereitet er sie nicht frühzeitig und ausreichend auf die anstehenden Veränderungen vor, so kann aus neuer Motivation schnell das Gegenteil werden. Nachfolgend geben wir ihnen ein paar Tipps auf was Sie bei der Einbindung der Arbeitnehmer achten sollten.

Frühe Einbindung der Mitarbeiter in die Umzugsplanung

Beginnen Sie frühzeitig mit der Umzugsplanung und setzen Sie von Anfang an eine hohe Priorität auf die Einbindung der Mitarbeiter. Die erfolgreiche Einbindung der Mitarbeiter entscheidet zu einem großen Teil darüber wie der Umzug innerhalb der Firma wahrgenommen wird und letztendlich auch darüber, ob der Umzug ein Erfolg wird.
Der Umzug ist ein Prozess der Veränderung. Menschen haben häufig eine Abneigung oder teilweise sogar Angst vor Veränderungen. Wie bei jedem Prozess ist es deshalb förderlich die Mitarbeiter in den Umzugsprozess mit einzubinden und ihnen so dass Gefühl zu geben, dass Sie ein Teil des Prozess sind und Ihre Meinungen und Ratschläge bei der Umzugsplanung berücksichtigt werden. Bindet man die Mitarbeiter nicht oder nur ungenügend ein, kann dies im schlimmsten Fall dazu führen, dass sich die Mitarbeiter ausgeschlossen fühlen und über ihre Köpfe hinweg wichtige Entscheidungen getroffen worden, die aber zu großen Teilen genau sie, den wichtigsten Asset der Firma, betreffen.
Um die einzelnen Abteilungen und somit die Mitarbeiter in den Planungsprozess zu involvieren, bietet es sich an von jeder Abteilung einen „Repräsentanten“ in das firmeninterne Umzugsteam zu integrieren. Organisieren Sie für das abteilungsübergreifende Umzugsteam regelmäßige Treffen und geben Sie ihnen Updates zu dem aktuellen Stand des Umzugs und geben Sie ihnen so die Möglichkeit sich bei der Umzugsplanung zu beteiligen.
Wählen Sie die Repräsentanten der jeweiligen Abteilung nicht einfach unüberlegt aus. Versuchen Sie möglichst Mitarbeiter zu wählen, die in der Abteilung bereits ein gewisses Ansehen und Respekt haben. Es ist wichtig, dass die Meinung der Teilnehmer des Umzugsteams Gewicht in den jeweiligen Abteilungen hat. In der Regel handelt es sich hierbei, um Mitarbeiter, die schon länger bei der Firma sind und einen Erfahrungsschatz aufweisen können. Mitarbeiter, die Erfahrung in den Prozessen der Firma und der Abteilungen haben, werden sich auch besser bei der Umzugsplanung einbringen können und so den Umzug zu einem Erfolg machen. Zum Beispiel können alt bekannte Probleme in der Zusammenarbeit der Abteilungen in der Büroplanung berücksichtigt werden und die Sitzordnung, Wünsche zu Akustik oder ähnlich sensible Themen mit den jeweiligen Abteilungen genau abgestimmt werden.

Kommunikation ist wichtig

Die Kommunikation mit der Belegschaft im Rahmen der Umzugsplanung ist entscheidend für einen erfolgreichen Umzug. Die Mitarbeiter werden es ihnen danken, wenn Sie sie frühzeitig und regelmäßig in die Umzugsplanung mit einbeziehen. Schließlich geht es um wichtige Themen, die sie alle betreffen.
Organisieren sie regelmäßige Meetings, um das Umzugsteam auf den aktuellen Stand zu bringen. Richten Sie nach Möglichkeit einen „Jour-Fix“ ein, an dem alle Teilnehmer des Umzugsteams teilnehmen. Setzen Sie die Meetings nicht länger als 1,5 Stunden an.
Bereiten Sie die Meetings gut vor und nach: Zirkulieren Sie vorab eine kurze Agenda an das Umzugsteam und fragen Sie nach weiteren Themen, die besprochen werden sollen. Fassen Sie sich möglichst kurz mit dem Update und verwenden Sie die restliche Zeit auf die Diskussion mit den Teilnehmern des Umzugsteams. Zirkulieren Sie nach jedem Meeting eine kurze Zusammenfassung mit den wesentlichen Resultaten des Meetings an alle Mitglieder des Teams.
Es werden im Rahmen der Meetings nicht nur „positive“ Themen aufkommen, die das Team in eine kreative Konversation involviert. Es wird auch heikle Themen geben, die sicherlich kontrovers diskutiert werden. Hierzu gehören:

Ängste vor Entlassungen / Jobsicherheit
Die Verteilung der Abteilungen in den neuen Büroflächen
Die individuelle Sitzordnung der jeweiligen Abteilung (Immer gerne diskutiert: Wer kriegt einen Sitzplatz am Fenster? Wer kriegt ein eigenes Büro?)
Parkplatz-Verteilung
Fläche und Ausstattung der Küche und ggf. eines Freizeitraums

Bei Meetings, die diese wichtigen Punkte betreffen, sollten Sie in Betracht ziehen Themen vorab mit der Geschäftsführung zu besprechen. Überlegen Sie sich auch mit der Geschäftsführung wie sensible Themen angesprochen und adressiert werden sollen, um ausreichend für die Meetings mit dem Umzugsteam vorbereitet zu sein.

Nutzen Sie den Umzug für Veränderungen

Ein Umzug bietet sich dafür an Dinge zu verbessern, die man schon immer verändern wollte. Sei es Prozesse zu modernisieren oder das Bürokonzept zu verändern, ein Büroumzug bietet die passende Gelegenheit sich mit diesen Veränderungen auseinanderzusetzen. Solche Veränderungen beeinflussen die Arbeitseffizienz von Mitarbeitern und die damit zusammenhängenden Prozesse positiv und/oder erhöhen die Arbeitsmoral und –motivation der Mitarbeiter.
Seien Sie aber auch darauf vorbereitet, dass nicht jeder positiv auf Veränderungen reagiert. Es wird auch Mitarbeiter geben, die an alten Prozessen hängen und Veränderungen nicht so offen gegenüberstehen. Halten Sie hierfür die passenden Argumente bereit.
Um die richtigen Veränderungen zu identifizieren, bietet es sich an im Rahmen eines Teammeetings, dass alle Abteilungen einschließt, ein „Brainstorming“ zu organisieren, was verbessert werden kann. Alle Vorschläge sollten gesammelt und bewertet werden. Die Bewertung bezieht selbstverständlich auch die Mehrkosten mit ein. Bewerten Sie die Vorschläge auf der Basis Nutzen und Kosten. Berücksichtigen Sie auch in wieweit die jeweiligen Veränderungen das laufende Geschäft beeinträchtigen könnten. Besprechen Sie am Ende die jeweiligen Punkte noch einmal mit der Geschäftsführung.
Legen Sie eine finale Liste der umzusetzenden Verbesserungen fest und kommunizieren Sie sie zeitnah an das Umzugsteam / an die Abteilungen. Stellen Sie sicher, dass Sie genau begründen, warum gewisse Vorschläge umgesetzt werden und andere nicht, um Unmut zu vermeiden.

Vorteile kommunizieren

Ein Firmenumzug bringt in der Regel viele Vorteile für die Mitarbeiter mit sich. Es gilt diese zu identifizieren und in der Firma angemessen zu vermarkten, um eine positive Stimmung zu erzeugen. Ein Umzug bedeutet immer viel Stress, auch für die Mitarbeiter, und wenn diese wissen, wofür Sie Kompromisse und vorübergehende Nachteile im Rahmen des Umzugs in Kauf nehmen, gestaltet sich vieles leichter. Betonen Sie deshalb regelmäßig die Vorteile des Umzugs, um das Verständnis der Mitarbeiter zu erhöhen und eine positive Stimmung zu erzeugen.
Überlegen Sie sich die Vorteile, die ihr neues Büro zu bieten hat: Ihre Büro-Standortwahl ging eine strategische Entscheidung voran, welche seine Gründe hatte. Vielleicht bietet die neue Lage eine bessere Infrastruktur mit einer größeren Auswahl an Bars, Restaurants und Einkaufsmöglichkeiten. Es kann auch sein, dass das neue Büro bessere Parkmöglichkeiten und/oder eine bessere öffentliche Anbindung zu bieten hat. Häufig bieten neue Büroflächen auch bessere Akustik und insgesamt ein besseres Arbeitsgefühl. Betonen Sie auch Investitionen in neue Möbel oder neue IT-Systeme.

Schulungen organisieren

Während eines Büroumzugs werden häufig neue Systeme wie z. B. neue Telefone oder Telefonanlagen angeschafft. Auch Prozesse verändern sich teilweise: Wurden vorher Unterlagen in Papierform abgelegt, hat man sich ggf. während des Umzugs für eine teilweise Digitalisierung des Archivs entschieden und festgelegt, dass in Zukunft bestimmte Unterlagen nicht mehr in Papierform, sondern gleich in digitaler Form abgelegt werden. Stellen Sie deshalb sicher, dass neue Prozesse kommuniziert und umgesetzt werden und Mitarbeiter-Schulungen für neue Systeme rechtzeitig erfolgen.

Nach dem Büroumzug

Zum Einbinden der Mitarbeiter gehört nicht nur der Zeitraum vor und während des Umzugs. Auch nach dem Umzug sollte man nochmal gemeinsam Revue passieren lassen, was gut gelaufen ist du wo man sich verbessern kann. Außerdem gibt es ggf. noch Arbeiten nach dem Umzug, die man im Team meistern muss. Holen Sie sich deshalb Feedback von den Mitarbeitern.
Nachdem der gesamte Stress überstanden ist und der Umzug erfolgreich vollzogen wurde, bietet es sich an eine Einweihungsfeier oder Umtrunk für Kunden und/oder Mitarbeiter zu organisieren. Für Kunden bietet es sich aus Marketing-Gründen an dies zu tun und ihnen die Firma in einem neuen Gewandt zu präsentieren. Für die Mitarbeiter ist eine kleine Feier ein Weg, um Dankeschön für die Mitarbeit am Umzug zu sagen.