Firmenumzug planen – Die besten Tipps und Checkliste

Mehr Informationen zum Thema “Büroumzug planen” findest Du übrigens auch in unserem hilfreichen Umzugsplaner für den Büroumzug!

Firmenumzüge sind eine große Aufgabe. Schon früh muss man anfangen zu planen, und am Ende artet es meistens trotzdem in Stress aus. Was da auf jeden Fall nicht schaden kann, ist eine Checkliste. Da eine Firma meistens nicht allzu oft umzieht, gibt es viele Tipps und Tricks von erfahrenen “Umziehern” im Internet. Ein Ausfall des Tagesgeschäfts ist in der Regel, zumindest teilweise, nicht zu verhindern. Selbstverständlich ist dennoch, dass dieser Ausfall so kurz wie nur möglich gestaltet werden sollte.

So viel anders, als ein privater Umzug, ist der mit der Firma eigentlich nicht. Man freut sich auf neue und vermutlich auch schönere und größere Räume, aber das Grauen vor dem Umzugstag nimmt proportional zum nahenden Zeitpunkt zu. Mit der Firma ist es nur noch ein klein wenig komplexer.Was man alles im Auge behalten muss, wo eventuelle Fettnäpfchen warten, wann mit der Planung bestenfalls begonnen wird, und wann dann endlich die lang ersehnte Einweihungsfeier beginnt, wurde hier für Dich zusammen getragen.

Firmenumzug? Wie?

Ein Firmenumzug ist ein großes Unterfangen. Schon frühzeitig muss man mit der Planung beginnen, Checklisten erstellen und einen Zeitplan entwerfen, um am Ende nicht im totalen Chaos zu versinken, oder die halbe Ausstattung oder Belegschaft zu vergessen. Nun, ganz so schlimm ist es nicht, aber es bietet sich an, einen Mitarbeiter, oder ein Team, mit dem Umzug zu beauftragen, damit die Firmenleitung sich während der internen Umzugsphase um wichtige Führungstätigkeiten kümmern kann und das Geschäft am Laufen hält.

Je größer die Firma, desto größer wahrscheinlich auch der Wunsch nach einem professionellen Helfer, der unter die Arme greift. Hierfür gibt es spezielle Umzugsfirmen, die sich auf Firmenumzüge spezialisiert haben. Wenn also eine Umzugsfirma beauftragt werden soll, entscheide Dich auf jeden Fall für eine solche spezialisierte, um Missverständnisse oder Zeitverzögerungen zu vermeiden.

Der Umzug ist also im Prinzip ein ganz normales Projekt und sollte demselben Ablauf folgen. Erstelle einen Projektplan und verteile Projekthefte an die zuständigen Mitarbeiter und Teams. Die Deadlines für die einzelnen Aufgabenpakete müssen so gestaltet sein, dass Engpässe frühzeitig erkannt werden können und genug Puffer eingebaut ist, um den Umzug nicht zu gefährden.

Wo fange ich nur an? Bzw. wann?

Erstelle einen Zeitplan und entscheide, ob der Umzug vielleicht teilweise an einem Wochenende von statten gehen könnte. Dann gibt es, ganz zur Freude der Mitarbeiter, keinen Arbeitsausfall. Außerdem nimmt die Einrichtung der neuen Geschäftsräume auch nach dem eigentlichen Umzug noch viel Zeit in Anspruch und darf in der Planung nicht vergessen werden. Ein Firmenumzug ist also nicht nur der Umzug selbst, sondern ein Projekt für einen Zeitraum von mehreren Monaten. Es empfiehlt sich daher, es so früh wie möglich und so sorgfältig wie möglich zu planen.

Neue Geschäftsräume und so viele Möglichkeiten

Neue Geschäftsräume bringen Schwung in die Firma. Es gibt viele Einrichtungsmöglichkeiten, also warum alles so gestalten, wie es in den vorherigen Räumen war? Das ist die Gelegenheit, ein neues Design zu verfolgen, Einrichtungsgegenstände auszutauschen und, ganz wichtig, Mitarbeiterwünsche zu erfüllen. Wer sitzt zusammen, wie, wo, und wer erhält welches Büro? Sicher ein paar Fragen, die Zunder enthalten. Erstelle daher schon im Voraus einen Einrichtungsplan. So kann nicht nur die Umzugsspedition die Möbel direkt an die richtige Stelle bringen, sondern auch eventueller Streit um die Räumlichkeiten wird verhindert, oder zumindest lange vor der stressigen Phase geklärt.

Damit an dem wichtigen Tag, oder den wichtigen Tagen, dann auch alles glatt geht, müssen die Möbel und Umzugsgüter inventarisiert und etikettiert werden. Eine besonders spaßige Arbeit für beispielsweise einen Praktikanten. Um es den Umzugshelfern zu erleichtern, können zudem Raumpläne und Platzanweisungen an jedes Möbelstück, oder jeden Karton, angeheftet werden, in der Hoffnung, dass alles gleich an seinem vorgesehenen Platz landet.

Es gibt eine Checkliste…Gott seid Dank!

Das klingt ja alles bisher schön und gut. Aber wann muss ich jetzt genau was machen, und was darf ich auf keinen Fall vergessen? Na bitte…hier kommt die Checkliste:

• Wir fangen ja, wie bereits erwähnt, so früh wie möglich mit der Planung an. Sagen wir einfach mal, so etwa vier Monate vor dem Umzug.
• Als Erstes kündigen wir den alten Mietvertrag, wenn nicht schon geschehen. Auf jeden Fall rechtzeitig über die Kündigungsfristen informieren. Natürlich auch bitte erst dann, wenn die neuen Räume hieb- und stichfest unter Vertrag sind. Daraus sollte sich nun auch ein Umzugstermin ergeben.
• Sehr praktisch ist es, die Mitarbeiter über den Umzug zu informieren. Sonst steht man in den neuen Räumlichkeiten vielleicht ganz alleine da, wie in der Schule am ersten Tag der Ferien. Also: Infobrief an die Mitarbeiter schreiben, und zwar so früh wie möglich. Schließlich muss der ein oder andere auch privat um planen, beispielsweise eine andere Bahnlinie nehmen.
• Anschließend werden auch die Kunden und Geschäftspartner informiert, z.B. mittels Rundschreiben. Auch etwaige Ausfallzeiten können hier gleich angekündigt werden. Neue Adressen, Telefon- und Faxnummern dürfen hier auf keinen Fall vergessen werden.
• Wer muss sonst noch informiert werden? Der Steuerberater, Anwälte, das Finanzamt, Versicherungen, die IHK, das Gewerbeamt, Berufsgenossenschaften, die Agentur für Arbeit u. ä. Bei einem kompletten Ortswechsel  muss zudem der Eintrag im Handelsregister geändert werden, ebenso wie der Eintrag im Telefonbuch und in den Gelben Seiten.
• Jetzt, endlich, geht es ans Eingemachte: Die spezialisierte Spedition wird beauftragt und die Planung der Renovierungsmaßnahmen im alten, wie im neuen Firmensitz beginnt. Handwerker, Maler, Reinigungspersonal, oder eine Fachfirma für Telefon- und Internetinstallation werden beauftragt.
• Nun wird der Versorger informiert, um einen Termin zum Ablesen der Zählerstände zu vereinbaren. Hausrats- und Haftpflichtversicherungsschutz werden überprüft bzw. neu abgeschlossen.
• Umzugshelfer kann man nie genug haben, also: organisieren und einen Umzugsplan erstellen! Welche Möbel werden mitgenommen, welche wie entsorgt und welche wo neu angeschafft? Wollen wir modernere Geräte? Vermutlich ja. Besser formuliert: Können wir uns diese leisten? Für sämtliche Altlasten wird dann schlussendlich ein Sperrmülltermin vereinbart.

1 Monat vorher – da ist ja noch massig Zeit!

Deshalb beginnen wir erst einmal mit dem spannenden Teil der Vorbereitung: einen Einrichtungsplan erstellen. Die Auf- und Zuteilung der Büroräume planen und Mitarbeiterwünsche einfließen lassen. Nun setze Dich noch einmal mit der Speditionsfirma in Verbindung: Wird noch zusätzliches Fachpersonal benötigt, das extern beauftragt werden muss? Sind Verpackungsmaterialien und Transportmittel ausreichend vorhanden? Wer kümmert sich um die mobilen Halteverbotszonen für den Umzugstag? Wie breit sind Treppen, Türen und Fahrstühle?

Und schließlich: Einrichtung inventarisieren! Nun kann die Archivierung überdacht werden. Was nicht mitgenommen werden soll, muss fachgerecht vernichtet werden. Aber: Aufbewahrungspflichten beachten und lieber zu viel mitnehmen, als zu wenig. Schließlich erstellst Du noch einen Nachsendeauftrag bei der Post und meldest ggf. Zeitungs- und Zeitschriftenabos um.

2 Wochen bis zum Umzug – langsam wird es ernst

Zuvor festgelegte Termine mit der Spedition, den Handwerkern, Malern, der Reinigungsfirma und den Umzugshelfern solltest Du sicherheitshalber noch einmal bestätigen lassen. Zudem ist es an der Zeit, den aktuellen Vermieter zu kontaktieren und einen Termin für die Heizkostenabrechnung, die Schlüsselübergabe und das entsprechende Übergabeprotokoll zu vereinbaren. Hierzu gehört natürlich auch die Organisation der Schlüsselrückgabe Deiner Mitarbeiter. Jetzt werden noch die Möbel etikettiert und Abdeckungen für  empfindliche Böden oder Einrichtungsgegenstände besorgt.

1 Woche vorher – die Zeit rennt

Eine Woche vorher dreht sich schon alles um den Umzug. Essen ist da natürlich die richtige Nervennahrung. Deshalb: Cateringfirma für die Verpflegung an dem großen Tag beauftragen. Zudem lohnt es sich nun, alte und neue Nachbarn über die Umzüge zu unterrichten und den Zustand der jeweiligen Räumlichkeiten zu überprüfen und schriftlich festzuhalten. Einen Tag vor dem Umzug ist es dann wichtig, wertvolle und wichtige Unterlagen vor dem Chaos zu retten und extra zu verstauen oder selbst in die neuen Räume zu bringen.

Endlich –  der große Tag

Heute ist es so weit. Kontrolliere die Treppenhäuser der alten und neuen Gebäude auf Vorschäden, sodass Du später nicht dafür verantwortlich gemacht werden kannst. Am besten auf einem Foto festhalten und dann, nach dem Umzug, natürlich auch alles professionell reinigen lassen. Wenn die alten Räumlichkeiten leer sind, und überprüft ist, ob auch nichts vergessen wurde, kann der frühere Firmensitz mit einem entsprechenden Protokoll an den Vermieter übergeben werden. Fertig! Eine Sorge weniger!

Nun also ab in die neuen Räume. Wichtig hier: rechtzeitig für eine gute Beleuchtung sorgen. Wenn sich der Tag dann dem Ende neigt, halte das Trinkgeld für die Speditionshelfer bereit und spreche zum krönenden Abschluss eine Einladung zur Einweihungsfeier für die Mitarbeiter und freiwilligen Helfer aus.

Nach dem Umzug

Auch nach dem Umzug muss man noch ein paar Kleinigkeiten erledigen. Während die Mitarbeiter bestenfalls wieder zu ihrem normalen Tagesgeschäft übergehen, sind noch ein paar letzte organisatorische Dinge zu beachten. Zum einen: Das Impressum und die Kontaktdaten auf der Firmenwebsite ändern. Das ist nicht nur rechtlich vorgeschrieben, sondern es wirkt auch äußerst unseriös für potenzielle Kunden oder Geschäftspartner, wenn Kontaktdaten auf der Firmen Website falsch oder nicht mehr aktuell sind.

Auch ein kurzer Bericht auf der Startseite zum Umzug der Firma und den neuen Räumen bietet sich eventuell an. Zum anderen: Alle Rechnungen und Belege des Umzugs sammeln und für den Steuerberater aufbereiten. Eventuell müssen auch die neuen Räume noch einmal gereinigt werden sowie die Geräte und Möbel entstauben lassen. Sollte es Schäden gegeben haben, müssen sie schnellstmöglich der Speditionsfirma gemeldet werden.

Und jetzt? Alles in allem sollte das Gröbste jetzt erledigt sein und es folgt der wichtigste Part: die Einweihungsfeier. Viel Spaß!